[面向人事担当] 外国人员工离职时应告知的“一次性退保金”实务及注意事项

近年来，不分国籍雇用多样化人才的企业日益增多。随之而来的是，人事担当者们频繁就外国人员工离职并返回本国时的相关手续提出咨询。

在办理离职手续时，企业只需提交社会保险、雇佣保险的参保资格丧失申报等相关材料，即可完成企业方面的法定手续。然而，在实际业务中，咨询较多的往往是员工离开日本后才需要办理的“一次性退保金”相关手续。离职手续办理完毕、员工回国后，企业经常会收到已离职员工的咨询，例如：“不知道该如何办理申请手续”“退保金一直没有到账”“希望公司协助办理税务手续”等。因此，人事劳务部门不得不花费时间和精力处理这些问题。

本专栏在整理外国人员工离职/回国时易发生的劳务管理课题的基础上，讲解企业如何通过规范办理相关手续，减轻实际业务负担的要点。具体包括，从回国前应完成的核对清单、企业担任“纳税管理人”时的实务注意事项，到基于社会保险劳务士法的合法外部委托的重要性，客观介绍人事担当者应当掌握的信息。

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1. 外国人员工回国/离职时人事劳务纠纷的倾向

当外国人员工离职返回本国时，企业方一般的做法是提交“雇用保险资格丧失申报书”和“社会保险资格丧失申报书”，手续即算完成。然而，在实务中，咨询往往发生在员工离开日本之后。

其主要原因是对“一次性退保金”相关手续认知上的偏差。所谓一次性退保金，是指曾加入日本公共的年金制度（国民年金或厚生年金保险）的非日本国籍人员，在满足规定条件并回国后，根据截至当时缴纳的保险费金额予以支付的制度。

在此，实务上容易产生认知偏差。部分外国人员工认为“只要离职回国，年金就会自动汇入”、“公司会作为离职手续的一环代办一切”。因此，他们在返回本国后发现退保金未到账，便会联系前上司、人事担当者或向公司代表邮箱发信确认状况。

与回国后的前员工进行沟通交流，会产生如下实务负担：

• 时差与语言障碍： 回国后，使用日语沟通可能会变得困难，且存在时差，因此通过电子邮件等进行应对需要花费较多时间。
• 因文件不全导致的延迟： 虽然本人直接向日本的年金事务所邮寄申请，但因填写遗漏或附带文件不全（护照复印件不清晰、缺少证明本国收款账户的文件等）导致文件被退回，从而就应对方法向企业侧咨询的情况时有发生。

此外，若产生“是否因为公司没有帮我办手续才不发”等误解，可能导致对企业不信任感的产生。对于雇用关系已经结束的前员工的年金手续，由于企业逐一单独处理在实际业务中负担较重，建议通过事先通知和说明来顺畅推进相关手续 。

2. “一次性退保金”制度的机制与支付条件

为了正确地宣传告知一次性退保金制度，人事担当者把握其条件是非常有效的。一次性退保金是指不具有日本国籍的人员丧失国民年金或厚生年金保险的被保险人资格，并在在日本无住所之日起2年内提出请求而予以支付的制度。

在日本的制度中，出于防止保险费白缴的考量，规定了最长以5年（60个月）为上限进行支付的机制（截至2026年）。

主要受领条件（以厚生年金保险为例）如下：

条件项目	内容
不具有日本国籍	归化日本并取得日本国籍的情况下，不属于对象范围。
不属于公共年金制度的被保险人	需要处于已离职、丧失厚生年金或国民年金资格的状态。
加入期间合计在6个月以上	厚生年金保险的被保险人期间累计需要达到6个月以上。
在日本国内无住所	需要向市区町村提交迁出申报，住民票已被注销。

3. 回国前企业方应执行的实务核对清单

为了减轻离职后的应对负担，在员工尚在日本居留、能够直接沟通的“回国前”阶段，由企业方完成基本告知说明是十分有效的。

在提交离职信的阶段，按照以下核对清单向本人告知并确认必要信息，是实务上的关键点。

	核对项目	实务目的与确认事项
□	基础年金号码的确认与向本人的通知	申请一次性退保金需要“基础年金号码”。确认本人是否持有年金手账或基础年金号码通知书，并引导其做好号码记录。
□	住民票“迁出申报（海外迁出）”的指导	为满足“在日本国内无住所”这一受领条件，引导其向市区町村役所提交前往海外的迁出申报
□	回国后联系方式的确认	为防备事务处理上产生确认事项，请其提供回国后的电子邮箱等。
□	关于日本国内银行账户的处理	在办理后述税务手续（源泉征收税退税）时，保留日本国内银行账户可能会使手续推进更加顺畅。确认关于账户的注销计划 。
□	一次性退保金请求书的事前指导	告知可从日本年金机构等网站获取多语言版本的请求书，并传达手续概要。

在进行这些指导时，提前传达“一次性退保金的手续由本人在回国后自行负责办理”、“公司并非代办机构”，可以防止双方产生认知偏差。

4. 对永住者等不适用员工的告知说明

作为实务上的注意事项，有时会出现“只要是外国人员工就一律支付一次性退保金”的误导性说明，对此需要特别注意。如前所述，符合一定条件的人员不属于支付对象。

如果对不适用的员工进行了错误的引导，可能导致其回国后申请被驳回并引发纠纷。建议企业方预先确认对象是否属于以下身份状态：

在留资格等条件	是否可以支付	注意事项
工作签证（“技术·人文知识·国际业务”等）	原则上属于支付对象	加入厚生年金的期间在6个月以上且满足条件即可领取。
永住者	通常不属于支付对象	获得永住许可的人员，即使离开日本（迁出），只要维持永住在留资格，通常仍被视为日本年金制度的对象，因此一般不属于一次性退保金的对象。
取得日本国籍的原外国籍人员	对象外	在职期间归化并取得日本国籍的情况下，不属于支付对象。
加入期间在10年以上的员工	对象外	在日本公共年金制度中的累计加入期间在10年以上的情况下，未来领取日本老龄年金的权利已经产生，因此不能申请一次性退保金。
社会保障协定缔约国的国民	因条件而异	对于与日本签订包含“年金加入期间累计”的社会保障协定的国家（德国、法国、美国等），如果领取了一次性金，未来将无法累计该期间，因此取决于本人的选择。

要求人事担当者预先把握对象的签证种类及年金加入履历，并根据具体情况进行针对性的说明指导。

5. 企业承担“纳税管理人”时的实务注意事项

在外国人员工办理一次性退保金手续时，企业经常被要求作出判断的是关于承担“纳税管理人”的事项。

当发放厚生年金保险的一次性退保金时，会从支付总额中一律扣缴（源泉征收）20.42%的所得税。关于这笔税款，在本人离开日本后，可以通过向税务署进行“确定申告（退税申告）”来获得退税。但是，由于本人已经返回海外且在日本没有住所，因此需要指定一名“纳税管理人”作为其在日本国内办理税务手续和接收文件的代理人。

有时离职员工会提出“希望公司担任纳税管理人并帮忙办理手续”的请求。在以公司名义或担当者个人名义承担此项工作时，需要预先考量将产生以下实务负担与注意事项：

• 成为税务署对应的窗口： 一旦成为纳税管理人，税务署关于该前员工税务的通知将发送至企业，根据情况需要充当应对窗口。
• 海外汇款的实务负担： 由于退税款会汇入纳税管理人的账户，企业需要办理将代管的退税款汇入前员工海外银行账户的手续。这将在财务会计方面产生工数，如外汇汇款的手续安排及手续费处理等。
• 关于资金划转的认知偏差： 由于汇款手续费的负担归属或汇率变动的影响，如果本人预想的到账金额与实际到账金额产生差额，可能会被要求对明细进行详细说明。

关于企业对雇用关系已终止的个人的税务手续支持到何种程度，因其本属于原本的业务范围之外，建议在公司内部制定明确的处理方针。

6. 利用外部委托时合法性的确认

在离职时的告知说明和手续支持中，为了减轻企业的实务负担，可以将相关业务委托给外部专家，或是向员工介绍专业人士，这也是一种选择。 此时，确认受托方是否遵守相关法律法规至关重要。

向年金事务所提交一次性退保金“支付请求书”并代办申请的业务，根据社会保险劳务士法，被规定为社会保险劳务士的专有业务。不具备社会保险劳务士资格的人员以营利为目的代办手续，属于触犯该法第21条的行为。如果由无资格者进行申请，将引发被追究违法责任的隐患。

7. 总结：推动一次性退保金业务的规范化

支持外国人员工顺畅推进离职与回国手续，是企业人事劳务管理中的重要流程之一。

本专栏要点总结：

• 为减轻离职后的实务负担，在在职期间（回国前）完成所需手续的告知说明。
• 确认永住者或加入年金10年以上的员工等一次性退保金“不适用”的条件，进行恰当的指导说明。
• 考量税务手续和海外汇款的实务负担，制定关于企业是否承担“纳税管理人”的内部方针。
• 将一次性退保金代办或退税申告委托或介绍给外部时，应选择社会保险劳务士、税理士等合法专家。

在雇用外国人的劳务管理中，离职与回国时的手续容易变得复杂。妥善解答离职员工在年金与税务方面的常见疑问，并保障各项代办手续合规顺畅，建议全面掌握制度要点，并可考虑寻求专业人士的协助 。

社劳士法人第一综合事务所提供外国人员工离职随附的一次性退保金实务支持，以及协助企业构建国际劳务体制。如果您对将要离职员工的应对有任何不解之处，欢迎随时与我们联系。

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