[인사 담당자용] 외국인 근로자 퇴직 시 안내해야 할 탈퇴일시금 실무 및 유의사항

최근 국적에 관계없이 다양한 인재를 채용하는 기업이 증가하고 있습니다.
이에 따라 인사 담당자 여러분으로부터 외국인 임직원이 퇴직하고 본국으로 귀국할 때의 절차에 관한 상담이 자주 접수되고 있습니다.
퇴직 절차에서는 사회보험 및 고용보험 자격상실 신고서 등을 제출함으로써 기업이 수행해야 하는 공적 절차는 일단락됩니다.
그러나 실무에서 상담이 늘어나는 것은 임직원이 일본을 출국한 후에 발생하는 “탈퇴일시금” 절차입니다. 퇴직 절차가 끝나고 임직원이 본국으로 귀국한 후에야 “절차 방법을 모르겠다”, “돈이 입금되지 않는다”, “세금 절차를 처리해 주었으면 한다”와 같은 퇴직한 외국인 근로자가 기업에 관련 문의를 하여, 인사노무 담당자가 대응에 어려움을 겪는 사례가 있습니다.

본 칼럼에서는 외국인 임직원의 퇴직·귀국 시 발생하기 쉬운 노무관리상의 과제를 정리한 후, 기업이 적절한 절차를 진행하고 실무 부담을 줄이기 위해 유의해야 할 사항을 설명합니다.
귀국 전에 완료해야 할 체크리스트, 기업이 “납세관리인”이 되는 경우의 실무상 유의점, 그리고 사회보험노무사법에 따른 적정한 외부 위탁의 중요성까지, 인사 담당자가 알아두어야 할 사항을 객관적으로 설명합니다.

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1. 외국인 임직원이 귀국·퇴직할 때의 인사노무 트러블 경향

외국인 임직원이 퇴직하고 본국으로 귀국할 때, 기업 측은 “고용보험 자격상실 신고서”나 “사회보험 자격상실 신고서”를 제출하면 절차가 완료된 것으로 인식하는 것이 일반적입니다. 그러나 실무상 문의가 발생하는 것은 임직원이 일본을 출국한 후인 경우가 많습니다.

주요 원인은 탈퇴일시금 신청 절차에 대한 인식 차이입니다.. 탈퇴일시금이란 일본의 공적연금 제도(국민연금 또는 후생연금보험)에 가입했던 외국인이 정해진 요건을 충족하고 귀국한 경우, 그동안 납부한 연금보험료와 가입 기간 등에 따라 산정된 금액을 지급받을 수 있는 제도입니다.

이 부분에서 실무상 인식의 차이가 발생하기 쉬운 경향이 있습니다. 외국인 임직원 중에는 “퇴직하고 귀국하면 자동으로 연금이 입금된다”, “회사에서 퇴직 절차의 일환으로 모두 대행해 준다”고 인식하고 계신 분들이 있습니다. 그렇기 때문에 본국에 귀국한 후 본인 계좌로 입금이 되지 않은 것을 확인하고, 전 상사나 인사 담당자 또는 회사의 대표 이메일로 상황을 확인하기 위해 연락하는 사례가 있습니다.

귀국 후 전 임직원과의 소통에는 다음과 같은 실무상 부담이 발생합니다.

• 시차와 언어의 장벽: 귀국 후에는 일본어로 의사소통하기 어려워질 수 있고, 시차로 인해 이메일 등을 통한 연락 및 대응에 시간이 더 소요될 수 있습니다.
• 서류 미비로 인한 지연: 본인이 일본연금기구에 청구서를 직접 우편으로 제출했으나
• , 기재 누락이나 첨부 서류 미비(여권 복사본 불명확, 본국의 수령 계좌를 증명하는 서류 미비 등)로 서류가 반송되어 후속 조치에 관해 기업 측에 문의하는 사례가 있습니다.

나아가 “회사에서 절차를 진행해 주지 않아서 지급되지 않는 것이 아닌가”라는 오해가 생기면 기업에 대한 불신으로 이어지는 케이스도 있습니다. 이미 고용관계가 종료된 퇴직 근로자의 연금 관련 절차에 대해 기업이 개별적으로 대응을 계속하는 것은 실무상 부담이 크므로, 사전 안내를 통해 원활하게 절차를 진행하는 것이 권장됩니다.

2. “탈퇴일시금” 제도의 구조와 지급 요건

탈퇴일시금 제도를 바르게 안내하기 위해서는 인사 담당자가 그 요건을 파악해 두는 것이 유효합니다. 탈퇴일시금은 일본 국적을 가지지 않은 분이 국민연금이나 후생연금보험의 피보험자 자격을 상실하고, 일본에 주소를 두지 않게 된 날로부터 2년 이내에 청구함으로써 지급되는 제도입니다.

일본 제도에서는 탈퇴일시금의 지급액 계산에 사용되는 가입 기간 등의 상한은 일정한 요건에 따라 최대 60개월(5년)입니다(2026년 현재).

주요 수급 요건(후생연금보험의 경우)은 다음과 같습니다.

요건 항목	내용
일본 국적을 보유하고 있지 않을 것	일본으로 귀화하여 일본 국적을 취득한 경우는 대상에서 제외됩니다.
공적연금 제도의 피보험자가 아닐 것	국민연금 또는 후생연금보험의 피보험자 자격을 상실하여, 현재 공적연금제도의 피보험자가 아닌 상태여야 합니다.
가입 기간의 합계가 6개월 이상일 것	후생연금보험의 가입 기간이 합계 6개월 이상이어야 합니다.
일본 국내에 주소를 두고 있지 않을 것	일본의 시구정촌에 해외 전출신고를 하고, 일본 국내에 주소를 두고 있지 않아야 합니다.

3. 귀국 전 기업 측에서 진행해야 할 실무 체크리스트

퇴직 후 대응 부담을 경감하기 위해서는 임직원이 일본에 체류 중이며 직접 소통이 가능한 “귀국 전” 단계에서 기업 측이 기본적인 안내를 마쳐 두는 것이 유효합니다.

퇴직 의사가 확인된 단계에서 아래 체크리스트에 따라 필요한 정보를 본인에게 안내 및 확인하는 것이 실무상 포인트가 됩니다.

	체크 항목	실무상 목적 및 확인 사항
□	기초연금번호 확인 및 본인 안내	탈퇴일시금 청구에는 “기초연금번호”(基礎年金番号 – Kisho Nenkin Bangō)가 필요합니다. 연금수첩이나 기초연금번호 통지서를 본인이 소지하고 있는지 확인하고, 기초연금번호를 확인하고 별도로 기록하여 보관하도록 안내합니다.
□	주민표의 “전출 신고(해외 전출)” 안내	수급 요건인 “일본 국내에 주소를 두고 있지 않을 것”을 충족하기 위해, 시·구·정·촌 사무소에 해외 전출에 따른 전출신고를 일본의 시구정촌에 하도록 안내합니다.
□	귀국 후 연락처 확인	사무 절차상 확인 사항이 발생할 경우에 대비하여 귀국 후의 이메일 주소 등을 제출받습니다.
□	일본 국내 은행 계좌 처리에 대하여	후술할 세무상 절차(원천징수세 환급)를 진행하는 경우, 일본 국내 은행 계좌를 유지하고 있으면 관련 세무 절차와 환급금 수령이 원활해지는 경우가 있습니다. 계좌 해지 예정에 대해 확인합니다.
□	탈퇴일시금 청구서 사전 안내	일본연금기구 웹사이트 등에서 다국어 지원 청구서를 입수할 수 있음을 안내하고 절차 개요를 전달합니다.

이러한 안내를 진행할 때는 “탈퇴일시금 절차는 본인이 귀국 후 본인의 책임하에 진행하는 것임”, “회사가 탈퇴일시금 청구 절차를 당연히 대행해야 하는 것은 아니라는 점

“을 사전에 전달해 둠으로써 상호 인식의 차이를 방지할 수 있습니다.

4. 영주권자 등 대상 외가 되는 임직원에 대한 안내

실무상 유의점으로 “외국인 임직원이라면 일률적으로 탈퇴일시금이 지급된다”고 안내해 버리는 케이스가 있으나, 이에 대해서는 주의가 필요합니다. 앞서 서술한 바와 같이 일정 조건에 해당하는 분은 지급 대상에서 제외됩니다.

대상 외인 임직원에게 잘못된 안내를 하게 되면 귀국 후 절차가 반려되어 트러블로 이어질 가능성이 있습니다. 기업 측은 대상자가 다음 상태에 해당하지 않는지 미리 확인해 두는 것이 권장됩니다.

재류자격 등 조건	지급 대상 여부	유의 사항
취업 비자(“기술·인문지식·국제업무” 등)	원칙적으로 지급 대상	후생연금 가입 기간이 6개월 이상이고 요건을 충족하면 수령 가능합니다.
영주권자	지급 대상 외가 되는 경우가 많음	영주자는 일본 국적을 보유하고 있지 않고, 그 밖의 탈퇴일시금 지급 요건을 충족하는 경우 탈퇴일시금을 청구할 수 있습니다. 다만, 노령연금의 수급 자격 기간 등 다른 요건을 충족하는지 확인해야 합니다.
귀화하여 일본 국적을 취득한 사람	대상 외	재직 중 귀화하여 일본 국적을 취득한 경우는 대상 외입니다.
가입 기간이 10년 이상인 임직원	대상 외	일본의 노령연금 수급 자격 기간이 120개월 이상인 경우에는 탈퇴일시금을 청구할 수 없습니다.
사회보장협정 체결국의 국민	조건에 따라 다름	일본과 사회보장협정을 체결한 국가에서 연금에 가입한 이력이 있는 경우에는, 해당 협정에 따라 양국의 연금 가입 기간을 합산하여 수급 자격 기간을 판단할 수 있습니다. 다만, 탈퇴일시금을 수령하면 그 계산의 기초가 된 일본의 가입 기간은 장래의 연금 가입 기간으로 인정되지 않으므로, 청구 여부를 신중하게 검토해야 합니다.

인사 담당자는 대상자의 재류자격 및 연금 가입 이력을 사전에 확인하여 상황에 맞는 안내를 진행할 것이 요구됩니다.

5. 기업이 “납세관리인”을 맡을 때의 실무상 유의점

외국인 임직원이 탈퇴일시금 절차를 진행함에 있어 기업으로서 판단을 요구받는 경우가 많은 것이 “납세관리인”(納税管理人) 수락에 관한 사항입니다.

후생연금보험 탈퇴일시금이 지급될 때 지급 총액에서 일률적으로 20.42%의 소득세가 원천징수(공제)됩니다. 이 세금에 대해서는 본인이 일본을 출국한 후 “세무서에 확정신고(환급신고)”를 함으로써 환급을 받는 것이 가능합니다. 그러나 본인이 귀국하여 일본 국내에 주소 또는 거소를 두고 있지 않은 경우, 세무 절차를 진행하기 위해 일본 국내의 납세관리인을 지정해야 할 수 있습니다.

퇴직하는 임직원으로부터 “회사에서 납세관리인이 되어 절차를 처리해 주었으면 한다”는 요청을 받는 케이스가 있습니다. 기업 명의나 담당자 개인 명의로 이를 맡을 경우, 다음과 같은 실무 부담이나 유의점이 발생함을 미리 고려해 둘 필요가 있습니다.

• 세무서 대응 창구가 되는 점: 납세관리인이 되면 해당 퇴직 근로자의 세무 관련 서류와 통지가 기업에 송달될 수 있으며, 기업은 납세관리인으로서 필요한 대응을 해야 할 수 있습니다.
• 해외 송금의 실무 부담: 환급금의 수령 방식과 계좌는 관련 절차에 따라 확인해야 합니다. 기업이 납세관리인을 맡아 환급금을 대리 수령하는 경우에는, 해당 금액을 퇴직 근로자에게 송금하는 절차와 송금 수수료 등의 처리 방안을 사전에 정해 두어야 합니다.
• 외화 송금 수속이나 수수료 처리 등 경리 면에서의 공수가 발생합니다.
• 환급금 송금 및 비용 부담에 관한 인식 차이
• : 송금 수수료 부담 구분이나 환율 영향으로 인해 본인이 예상했던 입금 금액과 차이가 발생할 경우, 내역에 대해 상세한 설명을 요구받을 수 있습니다.

기업으로서 고용 관계가 종료된 개인의 세무 절차를 어디까지 지원할 것인지에 대해서는 통상적인 인사노무 업무의 범위를 벗어날 수 있으므로, 회사 차원의 대응 방침을 미리 정해 두는 것이 바람직합니다.

6. 외부 위탁을 활용하는 경우의 적법성 확인

퇴직 시 안내나 절차 지원에 있어 기업의 실무 부담을 경감하기 위해 외부 전문가에게 업무를 위탁하거나 전문가를 임직원에게 소개하는 선택지가 있습니다. 이때 위탁처가 관련 법령을 준수하고 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

탈퇴일시금 청구에 필요한 서류를 작성하거나 행정기관에 제출하는 업무를 보수의 대가로 반복적으로 대행하는 경우에는 일본 사회보험노무사법상 업무 제한 규정이 적용될 수 있습니다. 따라서 외부 전문가에게 업무를 위탁하거나 소개할 때에는 해당 업무를 적법하게 수행할 수 있는 자격을 갖추고 있는지 확인해야 합니다. 관련 법령에 따라 허용되지 않는 업무를 무자격자가 보수를 받고 업으로 수행한 경우에는 법적 문제가 발생할 수 있습니다.

7. 정리: 탈퇴일시금 업무를 적정화합시다

외국인 임직원이 원활하게 퇴직·귀국 절차를 진행할 수 있도록 지원하는 것은 기업의 인사노무 관리에서 중요한 프로세스 중 하나입니다.

본 칼럼의 요점을 정리합니다.

• 퇴직 후의 실무 부담을 경감하기 위해 재직 중(귀국 전)에 필요한 절차 안내를 마칩니다.
• 영주자 및 노령연금 수급 자격 기간이 10년 이상인 근로자 등 탈퇴일시금 지급 대상에서 제외될 수 있는 경우를 확인하고, 각 근로자의 상황에 맞게 안내합니다.
• 세무 절차나 해외 송금의 실무 부담을 고려하여 기업이 “납세관리인”을 맡을지 여부에 대한 사내 방침을 정해 둡니다.
• 탈퇴일시금 청구 및 세금 환급과 관련된 업무를 외부에 위탁하거나 전문가를 소개할 때에는, 각 업무를 적법하게 수행할 수 있는 자격과 전문성을 갖춘 전문가를 선정합니다.

외국인 고용 노무관리에 있어 퇴직·귀국 시 절차는 복잡해지기 쉽습니다. 전 임직원과의 사이에서 생기기 쉬운 연금·세금 관련 의문점을 사전에 해소하고 적정한 절차를 유도하기 위해서도 제도의 바른 이해와 전문가 활용을 검토해 주시기 바랍니다.

일본 사회보험노무사법인 제일종합사무소(社会保険労務士法人第一綜合事務所)는 외국인 근로자의 퇴직에 따른 탈퇴일시금 관련 실무 지원과 기업의 국제노무 관리 체계 구축을 지원하고 있습니다.

퇴직 예정 임직원에 대한 대응에 대해 궁금한 점이 있으시다면 언제든지 편하게 문의해 주십시오.

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