日本国内の大学や専門学校で学ぶ外国人留学生を自社の若手戦力として採用する企業が増加しています。留学生の雇用にあたっては、労働基準法や労働施策総合推進法、社会保険各法など、日本人社員と同様の労働関係法令が適用されます。それに加えて、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づく労働時間の制限や、ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」など、外国人特有の法的ルールを遵守する体制の構築が求められます。
不適切な労務管理や手続きの不備は、企業側が「不法就労助長罪」等の処罰対象となるリスクがあるだけでなく、留学生本人の在留資格変更や更新にも影響を及ぼします。本コラムでは、社会保険労務士の視点から、留学生の選考段階における注意点から、内定時の労働条件提示、入社後の社会保険・ハローワーク手続き、そして定着に向けた実務上の留意点について解説します。
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1. 留学生雇用の前提となる労働時間の管理ルール
留学生を新卒内定前のインターンシップやアルバイトとして雇用する際、特に注意が必要となるのが「労働時間の管理」です。
(1) 面接時に行う「在留カード」と「資格外活動許可」の確認
面接時には、履歴書だけでなく必ず「在留カード」の原本を直接確認します。
在留資格「留学」は日本での学業を本来の目的とするビザであるため、原則として就労は認められていません。そのため、在留カード裏面の「資格外活動許可欄」を確認し、「許可（原則週28時間以内・風俗営業等除く）」という記載があるかを確認してください。
許可を得ていない留学生を就労させた場合、雇用した事業主は「不法就労助長罪」の対象となります。この罰則は「3年以下の拘禁刑もしくは300万円以下の罰金、または併科」と定められており、2027年4月からは入管法改正に伴い「5年以下の拘禁刑もしくは500万円以下の罰金、または併科」へと法定刑が引き上げられる予定です。
(2) 「週28時間制限」の労働時間管理
入管法により、留学生の就労時間は「すべての就労時間を合算して1週間あたり28時間以内」と規定されています。
これは労働基準法で定める法定労働時間（1日8時間・1週40時間）とは別の基準であり、この上限を超えないための労務管理が求められます。ここでいう「1週間」とは、企業の給与計算期間や月末締めといった区切りに関係なく、「どの曜日から起算しても任意の7日間で28時間以内」を意味します。そのため、勤怠管理システムなどを活用し、週単位で実労働時間を把握できる運用を整えることが推奨されます。
(3) 長期休業期間（夏休み等）の特例と注意点
留学生が在籍する大学や専門学校の学則で定められた「長期休業期間（夏休み・冬休み・春休み等）」については、労働時間の上限が「1日8時間以内・1週間40時間以内」まで緩和される特例があります。
この特例を適用してシフトを組む場合、実務上以下のような対応が必要です。
- 大学や専門学校が発行する「学則による休業期間証明書」または学生生活カレンダーのコピーを社内で保管する。
- 本人の自己申告のみに頼らず、学校公式の休業期間と実際のシフト表を照合する。
- 個人的な休講日や卒論執筆期間は「長期休業期間」に含めず、通常の「週28時間制限」を適用する。
(4) 他社との掛け持ち（ダブルワーク）における通算労働時間の管理
実務において対応が求められるのが、他社との掛け持ち（ダブルワーク）を行っているケースです。
留学生が他社でもアルバイトをしている場合、「自社での労働時間」と「他社での労働時間」を合算して週28時間以内に収める必要があります。
採用時には他社での就労状況を確認し、毎月のシフト作成時には他社でのシフト予定の自己申告を求めるなど、企業として労働時間を把握する運用を行うことが望まれます。
【チェックリスト：面接・採用時の確認事項】
| □ | 在留カードの原本を確認し、在留期限が切れていないか確認 |
| □ | 在留カード裏面の「資格外活動許可欄」に許可の記載があるか確認 |
| □ | 他社でのアルバイト（ダブルワーク）の有無を確認 |
| □ | ダブルワークがある場合、両社を通算して週28時間以内に収まるシフト調整が可能か確認 |
2. トラブルを防ぐ外国人社員向け「労働条件通知書」の作成
留学生へ採用内定を出し、正社員等の労働者として雇用契約を締結する際、労働条件の明確な書面交付が求められます。
(1) 労働基準法に基づく明示義務と「多言語併記」の活用
労働基準法第15条および労働基準法施行規則第5条の規定により、使用者は労働者に対し、賃金、労働時間、契約期間、退職に関する事項などを書面で明示する義務があります。
また、2024年4月の法改正により、就業場所や従事する業務の「変更の範囲」等についても明示が義務付けられました。
日本語能力が比較的高い留学生であっても、時給制のアルバイト経験のみである場合、「みなし残業代」「変形労働時間制」「所定労働時間と法定労働時間の違い」「年次有給休暇の計画的付与」といった日本の労働法特有の専門用語を正確に理解できていないケースが見受けられます。労使間の認識の相違によるトラブルを防止するため、日本語を正文としつつ、英語や母国語を併記した労働条件通知書を交付することが有効な予防策となります。
(2) 同一労働同一賃金の原則に基づく「日本人と同等以上の報酬」
パートタイム・有期雇用労働法および労働基準法第3条（均等待遇）の観点から、国籍や在留資格を理由とした、合理的な理由のない不利益な賃金設定は法律上認められません。
また、就労目的の在留資格（「技術・人文知識・国際業務」など）へ変更する際の入管法の審査基準においても、「日本人が従事する場合に受ける報酬と同等額以上の報酬を受けること」が明確な要件とされています。自社の賃金規程に基づき、同一の職務内容、責任の程度、学歴等を有する日本人の新卒社員と同額以上の基本給および諸手当（住宅手当、役職手当、通勤手当等）を設定する必要があります。
(3) 試用期間・配置転換・解雇規定に関するルールの明確化
文化や習慣の違いから、解雇や配置転換（異動）に関する認識の差が生じ、トラブルへ発展する事例があります。
就業規則の規定に基づき、労働条件通知書や雇用契約書において以下の項目を明記し、入社前に説明を行うことが推奨されます。
- 試用期間の取り扱い： 試用期間の長さ（例：3ヶ月または6ヶ月 ）と、本採用を見送る場合における合理的な理由や判断基準
- 配置転換・転勤命令： 将来的な部署異動や転勤の可能性（ただし、外国人の場合は「取得している在留資格で許可された就労活動の範囲内」での異動に限られます）
- 懲戒処分および解雇事由： 服務規律違反、無断欠勤、経歴詐称等があった場合に適用される規定
(4) ビザ変更不許可・留年時に備える内定通知書の特記事項
新卒留学生を採用する際は、「大学等の教育機関を卒業できなかった場合」や「在留資格変更申請が許可されなかった場合」の対応を想定した規定を設ける必要があります。 雇用契約書や内定通知書には、以下のような解除条件を明記しておくことが一般的です。
【内定通知書・雇用契約書の特記事項の記載例】
本契約は、甲（労働者）が所定の期日までに大学等を卒業し、かつ日本国内で就労可能な在留資格（「技術・人文知識・国際業務」等）への変更許可を取得することを前提条件とする。期日までに卒業できない場合、または就労可能な在留資格への変更が認められない場合は、本内定および雇用契約はその効力を失うものとする。
3. 入社時に必要な「行政手続き・労働社会保険適用」実務
留学生が入社し、就労を開始するにあたり、企業は労働・社会保険諸法令に基づく各種届出・手続きを行う義務があります。
(1) ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」
労働施策総合推進法第28条の規定により、事業主は外国人労働者（特別永住者等を除く）を雇い入れた際および離職した際に、ハローワークへ「外国人雇用状況の届出」を行うことが義務付けられています。
- 届出の期限と方法： 対象者が雇用保険の被保険者となる場合（正社員等）は、入社日の翌月10日までに提出する「雇用保険被保険者資格取得届」の外国人雇用状況記載欄に、国籍や在留資格、在留期間等を入力して届出を行います。
- 罰則規定： この届出を怠った場合や、虚偽の届出を行った事業主に対しては、労働施策総合推進法第50条に基づき30万円以下の罰金が科される規定が存在します。
(2) 労働保険（雇用保険・労災保険）の加入基準
外国人労働者であっても、労働保険の適用基準は日本人労働者と同様です。
- 労災保険（労働者災害補償保険）： 雇用形態（アルバイト・正社員）を問わず、労働者を1人でも雇用した時点で適用対象となります。
- 雇用保険： 「1週間の所定労働時間が20時間以上」かつ「31日以上の雇用見込み」がある場合、加入対象となります。
(3) 社会保険（健康保険・厚生年金）の適用ルール
法人事業所、または常時5人以上の従業員を使用する個人事業主（一部の法定業種を除く）の場合、正社員として採用した外国人労働者は健康保険および厚生年金保険への加入対象となります。
「手取り額が減るため加入したくない」といった労働者本人の希望を理由として、適用を除外することはできません。未加入状態が年金事務所等の調査で確認された場合、過去最大2年間に遡って保険料が徴収される可能性があります。
なお、将来帰国する外国人労働者については、要件を満たすことで公的年金制度の保険料納付済期間に応じた「脱退一時金」が支給される制度があります。入社時にこの制度の概要を案内しておくことで、社会保険料控除に関する理解を得やすくなります。詳しくは【社労士解説】脱退一時金から引かれた税金は還付可能！「納税管理人」の要件と手続きの全容をご参照ください。
(4) 住民税の特別徴収への切替と納税管理
留学生時代は前年の所得が一定額以下であり、住民税が非課税となっているケースが多く見られます。しかし、入社1年目の給与所得に基づき、「入社2年目の6月」から住民税の課税が開始されます。
企業側は、毎月の給与から住民税を控除して市区町村へ納付する「特別徴収」への切替手続きを行う必要があります。税金の未納や滞納が発生した場合、将来の在留期間更新許可申請において「公的義務の履行状況」が審査される際、不利益な判断を受ける要因となるため、適切な天引きと納付手続きが求められます。
【入社時に必要な主な行政手続き一覧】
| 手続きの名称 | 提出先 | 提出期限 | 外国人特有の留意点 |
|---|---|---|---|
| 外国人雇用状況の届出（雇用保険加入時） | 管轄のハローワーク | 入社日の翌月10日まで | 雇用保険被保険者資格取得届の専用欄に在留資格・在留期間等を記載 |
| 雇用保険被保険者資格取得届 | 管轄のハローワーク | 入社日の翌月10日まで | 在留カードの記載内容と氏名表記（アルファベット等）を一致させる |
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 | 管轄の年金事務所 | 入社日から5日以内 | ローマ字氏名届を併せて提出する場合がある （脱退一時金制度の周知を推奨） |
| 住民税の特別徴収への切替 | 従業員の居住する市区町村 | 入社2年目の5月頃（通知受領後） | 納税義務の履行は在留期間更新の審査に影響するため確実な徴収と納付を行う |
4. 離職を防ぐ社内環境整備と入社後の労務コンプライアンス
外国人社員を雇用する企業において、採用後の「定着支援」と入管法に基づく「在留期間の管理」を並行して実施することが実務上の要点となります。
(1) 業務指示の明確化（マニュアル化）とフィードバック
「言葉にしなくても察して動く」といったハイコンテクストなコミュニケーションに依存した指示は、業務上の意図が正確に伝わらず、すれ違いやミスの要因となります。
- 「いつまでに」「どのような成果物を」「どういった手順で」作成するのかを、口頭だけでなく明確に文章化する
- 業務の標準的な手順や判断基準を明文化した「業務マニュアル」を整備する
- 「報告・連絡・相談」の日本企業における目的を共有し、定期的な1on1面談などを通じて業務の進捗や懸念事項を確認する機会を設ける
(2) 宗教・文化への配慮と就業規則の適正な運用
留学生の出身国や文化的背景に対する理解と配慮は、社内におけるエンゲージメントの向上につながります。
- 宗教上の配慮： 空き会議室をお祈りスペースとして確保する、ラマダン（断食月）期間中の休憩時間や勤務シフトに配慮する、懇親会での食事制限（ハラール対応等）を確認するといった対応が挙げられます。
- 就業規則の適用： 合理的な配慮を提供する一方で、無断欠勤や安全衛生ルール違反といった服務規律違反に対しては、就業規則に基づき、日本人社員と同様に一貫した労務管理を行うことが組織運営上必要です。
(3) 在留期間の適切な期限管理体制の構築
外国人労働者の雇用において継続的に確認すべき事項が、「在留期間の満了日（期限）」の管理です。
就労ビザの在留期間（「1年」「3年」「5年」など）を超過した状態で就労を継続させた場合（オーバーステイ）、事業主側も不法就労助長罪に問われるリスクがあります。
- 管理体制の構築： 人事労務管理システムや台帳を用いて、外国人労働者ごとの「在留期間満了日」を正確に把握・記録しましょう。
- 更新申請の案内： 在留期間の更新許可申請は、満了日の3ヶ月前から行うことができます。そのため、満了日の2ヶ月前には企業から本人へ更新手続きの案内を行う運用が望まれます。
- 定期的な確認： 年に1〜2回程度の定期的な確認の機会を設け、在留カードの有効期限や記載事項の変更有無を確認する体制を推奨します。
5. まとめ：適法な労務管理体制の構築に向けて
外国人留学生の採用は、企業における人材不足の緩和にとどまらず、組織内の多様化や新たな事業視点の獲得につながる取り組みです。その採用と活用を円滑に進めるためには、「選考時の在留カードの確認」「明瞭な労働条件の提示」「労働社会保険手続きの確実な履行」「定着に向けた社内環境の整備」という、適法な労務管理の基盤が求められます。
社会保険労務士法人第一綜合事務所では、外国人留学生の労働時間管理から、入社時の社会保険・ハローワーク手続き、外国人雇用を想定した就業規則の策定など、労働社会保険諸法令に基づく労務コンプライアンス体制の構築を専門的な視点からサポートしております。
さらに、当グループ内には外国人の手続きを 専門とする行政書士法人が併設されており、留学生の在留資格変更許可申請やビザの更新手続き等について、豊富な実務経験に基づく迅速な連携が可能です。社会保険労務士による労務管理と、行政書士による在留資格手続きの両面から、貴社の適正な外国人材採用を総合的に支援いたします。 ご不明な点や課題がございましたら、社会保険労務士法人第一綜合事務所までご相談ください。
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
