Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp là chế độ dành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể đang “muốn bảo đảm nhân sự ưu tú nhưng chưa có dư dả cho chi phí nhân sự”. Chế độ này có hai trụ cột lớn là “hỗ trợ chuyển sang nhân viên chính thức” và “hỗ trợ cải thiện đãi ngộ”, nhằm ổn định thị trường lao động và nâng cao năng suất doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ giải thích về “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”, hạng mục được sử dụng nhiều nhất trong nhóm hỗ trợ chuyển sang chính thức.
まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！
目次
- 1. Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” là gì?
- 2. Thủ tục để nhận trợ cấp
- 【Bước 1】Lập và nộp “Kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp”
- 【Bước 2】Quy định nội dung chuyển sang nhân viên chính thức trong Nội quy lao động
- 【Bước 3】Chuyển sang nhân viên chính thức theo Nội quy lao động
- 【Bước 4】Chi trả tiền lương trong 6 tháng
- 【Bước 5】Nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp (Kỳ 1)
- 【Bước 6】Chi trả tiền lương tháng 7–12
- 【Bước 7】Nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp (Kỳ 2)
- 3. Hồ sơ cần thiết khi xin chi trả của Gói chuyển sang nhân viên chính thức
- 4. Tổng kết về Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”
1. Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” là gì?
Nói ngắn gọn, “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” là chế độ chi trả trợ cấp khi doanh nghiệp chuyển các “lao động không chính thức” trong nội bộ (như nhân viên phái cử, bán thời gian…) sang nhân viên chính thức.
Mức chi trả phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và hình thức tuyển dụng trước khi chuyển. Trước đây, chế độ cho phép nhận tối đa 800.000 yên trong một lần nộp, nhưng từ năm tài khóa 2024 đã tách thành hai lần, mỗi lần tối đa 400.000 yên.
Từ khi nộp đến khi được chi trả có trường hợp mất trên 1 năm, vì vậy cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
(1) Mức trợ cấp được chi trả của Gói chuyển sang nhân viên chính thức
Mức chi trả của “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” như sau:
| Quy mô DN | Điều kiện | Mức chi trả/1 người (chia 2 kỳ) |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ | Từ lao động không chính thức có thời hạn ⇒ Nhân viên chính thức | 800.000 yên (400.000 yên × 2 lần) |
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ | Từ lao động không chính thức không thời hạn ⇒ Nhân viên chính thức | 400.000 yên (200.000 yên × 2 lần) |
| Doanh nghiệp lớn | Từ lao động không chính thức có thời hạn ⇒ Nhân viên chính thức | 600.000 yên (300.000 yên × 2 lần) |
| Doanh nghiệp lớn | Từ lao động không chính thức không thời hạn ⇒ Nhân viên chính thức | 300.000 yên (150.000 yên × 2 lần) |
Sau khi chuyển sang chính thức được 6 tháng, có thể nộp “Kỳ 1”. Sau đó, khi qua thêm 6 tháng nữa, có thể nộp “Kỳ 2”.
Ngoài ra, “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” có các khoản cộng thêm khi đáp ứng điều kiện nhất định:
| Điều kiện | Từ có thời hạn ⇒ chính thức | Từ không thời hạn ⇒ chính thức |
|---|---|---|
| Nhân viên phái cử được tuyển dụng trực tiếp làm chính thức tại nơi tiếp nhận | 285.000 yên | 285.000 yên |
| Đối tượng là cha/mẹ đơn thân | 95.000 yên | 47.500 yên |
| Chuyển sang chính thức sau khi hoàn thành đào tạo thuộc Trợ cấp hỗ trợ phát triển nhân lực | 95.000 yên | 47.500 yên |
| Thiết lập mới và áp dụng chế độ chuyển sang nhân viên chính thức | 200.000 yên (DN lớn: 150.000 yên) | 200.000 yên (DN lớn: 150.000 yên) |
| Thiết lập mới và áp dụng “chế độ nhân viên chính thức linh hoạt”※ | 400.000 yên (DN lớn: 300.000 yên) | 200.000 yên (DN lớn: 300.000 yên) |
(2) Người lao động thuộc đối tượng được trợ cấp là ai?
Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” giới hạn đối tượng người lao động. Có 7 điểm cần đặc biệt lưu ý, hãy kiểm tra sau đây:
Đối tượng người lao động
- Là người lao động có thời hạn hoặc không thời hạn※, và có mức lương hoặc phương pháp tính lương khác với nhân viên chính thức đã được áp dụng liên tục từ 6 tháng trở lên.
- Không phải là người được tuyển với cam kết “sẽ tuyển làm nhân viên chính thức”.
- Giữa người sử dụng lao động trước đây và hiện tại của người lao động không có quan hệ mật thiết về vốn, kinh tế hay tổ chức.
- Người lao động không phải là thân thích trong phạm vi ba đời của chủ doanh nghiệp hoặc thành viên hội đồng quản trị.
- Tại thời điểm nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp, người đó vẫn đang tiếp tục làm việc với tư cách nhân viên chính thức (trừ nghỉ việc do tự nguyện).
- Sau khi nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp, không có kế hoạch chuyển ngược về lao động có thời hạn/không thời hạn.
- Thời gian đến tuổi nghỉ hưu còn từ 1 năm trở lên.
※ “Không thời hạn” ở đây là người lao động có hợp đồng không xác định thời hạn nhưng không áp dụng điều kiện lao động của nhân viên chính thức.
Nếu cả 7 mục trên đều đạt, người lao động đó thuộc đối tượng được trợ cấp.
(3) Doanh nghiệp thuộc đối tượng được trợ cấp là doanh nghiệp nào?
Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức” không chỉ có điều kiện với người lao động mà còn có điều kiện với phía doanh nghiệp. Có 15 điểm phía doanh nghiệp cần lưu ý, hãy kiểm tra dưới đây:
Đối tượng doanh nghiệp
- Là cơ sở áp dụng bảo hiểm thất nghiệp.
- Mỗi cơ sở áp dụng bảo hiểm thất nghiệp phải chỉ định “người quản lý Phát triển Nghề nghiệp”.
- Mỗi cơ sở áp dụng bảo hiểm thất nghiệp phải lập “kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp” cho người lao động thuộc đối tượng, và được Cục Lao động tỉnh/thành có thẩm quyền phê duyệt.
- Lưu trữ được hồ sơ thể hiện điều kiện lao động, tình trạng làm việc và chi trả tiền lương của người lao động thuộc đối tượng, và có thể làm rõ phương pháp tính lương.
- Triển khai các hoạt động Phát triển Nghề nghiệp trong thời kỳ hiệu lực của kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp.
- Quy định trong Nội quy lao động, v.v. chế độ chuyển từ người lao động có thời hạn (v.v.) sang nhân viên chính thức.
- Việc chuyển từ có thời hạn sang chính thức phải được thực hiện theo đúng quy định chế độ tại mục 6 nói trên.
- Tiếp tục sử dụng và chi trả lương từ 6 tháng trở lên cho người đã chuyển sang chính thức.
- Tại thời điểm nộp hồ sơ xin chi trả, vẫn đang tiếp tục vận hành chế độ này.
- Tăng lương của người đã chuyển sang chính thức từ 3% trở lên so với tổng lương 6 tháng trước khi chuyển.
- Không cho người đã chuyển sang chính thức nghỉ việc vì lý do phía công ty trong vòng 6 tháng kể từ sau khi chuyển.
- Việc thay đổi hình thức tuyển dụng được thực hiện trên cơ sở chế độ có sự đồng ý của người lao động.
- Người đã chuyển sang chính thức phải là người được bảo hiểm thất nghiệp kể từ ngày chuyển.
- Người đã chuyển sang chính thức phải là người được bảo hiểm xã hội kể từ ngày chuyển (đối với cơ sở thuộc diện áp dụng bảo hiểm xã hội).
- Trường hợp thiết lập mới “chính thức giới hạn địa điểm”, “chính thức giới hạn chức danh/công việc” hoặc “chính thức làm việc ngắn giờ” để được cộng thêm, thì trong thời kỳ Phát triển Nghề nghiệp phải thiết lập mới chế độ chính thức này và thực hiện chuyển từ có thời hạn sang chính thức.
Quý vị thấy thế nào?
Chúng tôi đã cố gắng giải thích hạn chế dùng thuật ngữ chuyên môn, nhưng do khối lượng thông tin lớn nên có thể cảm thấy phức tạp. Nếu có điểm băn khoăn, hãy trao đổi với chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động.
2. Thủ tục để nhận trợ cấp
Phần sau sẽ giải thích các thủ tục cần thiết để thực sự nhận được chi trả. Quy trình nộp hồ sơ có 7 bước lớn:
- 【Bước 1】Lập và nộp “Kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp”
- 【Bước 2】Quy định nội dung chuyển sang nhân viên chính thức trong Nội quy lao động
- 【Bước 3】Chuyển sang nhân viên chính thức theo Nội quy lao động
- 【Bước 4】Chi trả tiền lương trong 6 tháng
- 【Bước 5】Nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp (Kỳ 1)
- 【Bước 6】Chi trả tiền lương tháng 7–12
- 【Bước 7】Nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp (Kỳ 2)
Mỗi bước đều có điểm cần lưu ý, hãy cùng đi vào chi tiết.
【Bước 1】Lập và nộp “Kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp”
Tại mỗi cơ sở, chỉ định “người quản lý Phát triển Nghề nghiệp” và tổng hợp vào biểu mẫu chuyên dụng các nội dung như: đối tượng của kế hoạch, thời hạn, mục tiêu, và các hoạt động doanh nghiệp sẽ thực hiện để đạt mục tiêu. Thời hạn kế hoạch phải đặt từ 3 năm đến trong vòng 5 năm.
Điểm cần lưu ý
Phải nộp chậm nhất vào “ngày trước” ngày bắt đầu thực hiện kế hoạch
Kế hoạch phải nộp tới Hello Work có thẩm quyền chậm nhất vào ngày trước ngày thực hiện kế hoạch. Trường hợp gửi bưu điện, “ngày Hello Work nhận được” được coi là ngày nộp — vì vậy hãy gửi sớm.
Người quản lý Phát triển Nghề nghiệp phải được chỉ định “theo từng cơ sở”
Không thể kiêm nhiệm người quản lý Phát triển Nghề nghiệp cho nhiều cơ sở. Phải chỉ định riêng cho từng cơ sở. Đồng thời không thể kiêm nhiệm với đại diện người lao động — cần chú ý.
Nếu nội dung Kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp thay đổi phải nộp thông báo
Sau khi nộp kế hoạch, nếu nội dung như thời hạn kế hoạch thay đổi, phải nộp “Thông báo thay đổi Kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp”. Trường hợp người lao động đã nộp kế hoạch trước đây và thời hạn kế hoạch đã hết, cũng cần nộp thông báo thay đổi.
【Bước 2】Quy định nội dung chuyển sang nhân viên chính thức trong Nội quy lao động
Để sử dụng Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”, phải ghi rõ trong Nội quy lao động các nội dung liên quan chuyển sang chính thức. Ngoài ra còn có các nội dung bắt buộc khác, hãy kiểm tra sau:
Những gì phải ghi rõ trong Nội quy lao động
- Quy định phạm vi áp dụng đối với nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, nhân viên bán thời gian.
- Trường hợp chuyển từ người lao động có thời hạn, phải xác nhận được điều khoản liên quan thời hạn hợp đồng.
- Nêu rõ “chế độ thưởng hoặc trợ cấp thôi việc” và “tăng lương” được áp dụng cho nhân viên chính thức.
- Quy định rõ trong Nội quy về chế độ chuyển đổi (thủ tục, điều kiện, thời điểm thực hiện) và phổ biến đến người lao động.
- Về lương cơ bản, thưởng, trợ cấp thôi việc, các loại phụ cấp… phải quy định có ít nhất một nội dung mà phương pháp tính lương của nhân viên chính thức khác với nhân viên hợp đồng/bán thời gian.
- Nếu có lương làm thêm cố định nằm trong lương cơ bản, phải nêu rõ thời lượng và số tiền, phương pháp tính của khoản này, và nêu mức lương cơ bản đã loại trừ khoản làm thêm cố định — trong Nội quy hoặc HĐLĐ.
Điểm cần lưu ý
Doanh nghiệp dưới 10 lao động cũng cần Nội quy lao động
Nếu công ty “không có Nội quy lao động”, không thể sử dụng Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp. Doanh nghiệp dưới 10 người không bắt buộc nộp Nội quy cho cơ quan, nên có nơi chưa lập. Trường hợp đó cần lập Nội quy trước và quy định đầy đủ các nội dung trên.
Quy chế lương phải có “chênh lệch đãi ngộ” giữa chính thức và không chính thức
Đối với lương cơ bản, thưởng, trợ cấp thôi việc, phụ cấp khác… cần quy định có chênh lệch về phương pháp tính giữa nhân viên chính thức và không chính thức.
(Ví dụ chênh lệch)
“Nhân viên chính thức hưởng lương tháng, nhân viên hợp đồng hưởng lương giờ”; “Thưởng chỉ áp dụng cho nhân viên chính thức, không trả cho hợp đồng”, v.v.
【Bước 3】Chuyển sang nhân viên chính thức theo Nội quy lao động
Thực hiện việc chuyển sang nhân viên chính thức theo chế độ đã quy định trong Nội quy.
Điểm cần lưu ý
Chuyển sang chính thức trước khi sửa Nội quy sẽ bị loại khỏi đối tượng trợ cấp
Nếu chuyển sang chính thức trước khi sửa Nội quy, sẽ không thuộc đối tượng Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”. Trường hợp vận hành khác với quy định trong Nội quy khi chuyển cũng bị loại — cần đặc biệt chú ý.
【Bước 4】Chi trả tiền lương trong 6 tháng
Sau khi chuyển sang chính thức, cần có thực tế chi trả tiền lương trong 6 tháng.
Điểm cần lưu ý
Cần tăng từ 3% trở lên so với lương trước khi chuyển sang nhân viên chính thức
Xác định tăng lương dựa trên tổng gồm lương cơ bản và các phụ cấp trả cố định. Không tính vào tăng lương các khoản mang tính bồi hoàn thực chi như chi phí đi lại hoặc tiền thưởng.
【Bước 5】Nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp (Kỳ 1)
Từ ngày “hôm sau” ngày hoàn tất chi trả 6 tháng lương với tư cách nhân viên chính thức, có thể nộp hồ sơ Kỳ 1.
Điểm cần lưu ý
Quá “2 tháng” tính từ ngày bắt đầu nộp dù chỉ 1 ngày cũng không thể nộp
Hồ sơ Kỳ 1 phải nộp trong vòng 2 tháng kể từ “ngày hôm sau của ngày chi trả tháng lương thứ 6”. Nếu vì lịch mà ngày chi trả lương được kéo sớm, thì ngày hôm sau đó sẽ là mốc tính — cần chú ý.
Hồ sơ phải nộp có “trên 10 loại”
Nếu tính cả tài liệu đính kèm, số giấy tờ cần nộp vượt quá 10 loại. Ngoài ra, còn phải nộp thẻ chấm công và sổ lương của 1 năm — nên sắp xếp dữ liệu quá khứ để dễ tra cứu. Nếu muốn chắc chắn, hãy ủy quyền cho chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động.
【Bước 6】Chi trả tiền lương tháng 7–12
Tiếp tục sử dụng lao động và có thực tế chi trả lương từ tháng 7 đến tháng 12.
Về cơ bản giống giai đoạn 6 tháng đầu, nhưng nếu không có lý do hợp lý mà giảm lương, sẽ bị loại khỏi đối tượng trợ cấp.
【Bước 7】Nộp hồ sơ xin chi trả trợ cấp (Kỳ 2)
Từ ngày hôm sau của ngày chi trả đủ 12 tháng lương, nộp hồ sơ Kỳ 2 trong vòng 2 tháng.
Lưu ý: nếu nhận quyết định “không chi trả” ở Kỳ 1 thì không thể nộp Kỳ 2. Giống Kỳ 1, mốc tính dựa trên “ngày chi trả lương” thực tế.
3. Hồ sơ cần thiết khi xin chi trả của Gói chuyển sang nhân viên chính thức
Trong Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”, số hồ sơ phải nộp vượt quá 10 loại. Đồng thời, danh mục hồ sơ được cập nhật hằng năm, hãy kiểm tra thông tin mới nhất trên trang chủ Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi.
Hồ sơ cần cho xin chi trả
Có thể tải trên trang chủ Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (nhất định dùng bản mới nhất)
- Đơn xin chi trả Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp (Mẫu số 3)
- Bảng chi tiết Gói chuyển sang nhân viên chính thức (Mẫu số 3 – Phụ lục 1-1)
- Thông tin chi tiết người lao động thuộc Gói chuyển sang nhân viên chính thức (Mẫu số 3 – Phụ lục 1-2)
- Bản cam kết xác nhận điều kiện chi trả (Mẫu số 1 theo Quy định chung)
- Thông báo phương thức chi trả/người nhận địa chỉ (chỉ khi chưa đăng ký)
Doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị
- Bản sao “Kế hoạch Phát triển Nghề nghiệp” đã được Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động chứng nhận
- Bản sao Nội quy lao động (hoặc thỏa ước lao động)
- Bản sao Hợp đồng lao động (hoặc Thông báo điều kiện lao động, v.v.) trước và sau khi chuyển của Người lao động đã chuyển sang chính thức
- Bản sao sổ lương trước và sau khi chuyển của Người lao động đã chuyển sang chính thức
- Bảng tính liên quan việc tăng lương từ 3% trở lên
- Bản sao bảng chấm công/thẻ chấm công trước và sau khi chuyển của Người lao động đã chuyển sang chính thức
- Tài liệu xác nhận thuộc doanh nghiệp vừa và nhỏ (khi nộp theo diện doanh nghiệp vừa và nhỏ)
Các hồ sơ đã nộp không được hoàn trả, vì vậy trước khi nộp nên scan hoặc sao chép toàn bộ trang.
4. Tổng kết về Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”
Bài viết đã giải thích về “Gói chuyển sang nhân viên chính thức”, hạng mục được sử dụng nhiều nhất trong Trợ cấp Phát triển Nghề nghiệp.
Đối với chủ doanh nghiệp muốn đào tạo nhân sự ưu tú đồng thời kiểm soát chi phí nhân công, đây là một chế độ hấp dẫn. Tuy nhiên, để nộp hồ sơ có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Khối lượng giấy tờ cũng lớn, và trong thẩm định, tình trạng tuân thủ pháp luật lao động sẽ bị kiểm tra chặt chẽ.
Tại Văn phòng Bảo hiểm Xã hội và Lao động Daiichi Sogo, chúng tôi hỗ trợ nộp hồ sơ cho Gói chuyển sang nhân viên chính thức. Nếu có điểm chưa rõ hoặc lo lắng, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn.
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
