Điều bắt buộc khi tuyển dụng lao động nước ngoài! Điều kiện tham gia Bảo hiểm xã hội, Khám sức khỏe định kì và thủ tục cần làm

5 cấu phần của bảo hiểm xã hội (Ngũ đại bảo hiểm xã hội)

• Bảo hiểm y tế
  Bảo đảm chi phí y tế khi bệnh, chấn thương, sinh nở; các khoản trợ cấp liên quan.
• Bảo hiểm hưu trí phúc lợi
  Trợ cấp hưu trí, tàn tật, tử tuất.
• Bảo hiểm thất nghiệp
  Chi trả khi thất nghiệp, nghỉ chăm con/nghỉ chăm sóc người thân.
• Bảo hiểm tai nạn lao động
  Bồi thường đối với tai nạn trong công việc hoặc tai nạn trên đường đi làm.
• Bảo hiểm chăm sóc (Kaigo Hoken)
  Cung cấp dịch vụ/hỗ trợ liên quan đến chăm sóc
  ※Chỉ áp dụng cho người từ 40 tuổi trở lên.

Cụ thể:

• Trường hợp thời giờ làm việc theo quy định từ 20 giờ/tuần trở lên và có dự kiến sử dụng từ 31 ngày trở lên
  ➡ Có nghĩa vụ tham gia Bảo hiểm thất nghiệp.
• Trường hợp thời giờ làm việc theo tuần và số ngày làm việc theo tháng đạt từ 3/4 trở lên so với lao động thông thường
  ➡ Có nghĩa vụ tham gia Bảo hiểm y tế & Bảo hiểm hưu trí.

※ Tùy điều kiện, lao động ngắn giờ cũng có thể thuộc diện áp dụng.

Điều kiện tham gia

Tương tự điều kiện của Bảo hiểm y tế:

• 20 giờ/tuần trở lên
• Lương tháng từ 88.000 yên trở lên
• Dự kiến làm việc quá 2 tháng
• Không phải sinh viên
• Cơ sở có từ 51 lao động trở lên

Thủ tục tham gia

• Có thể nộp đồng thời với hồ sơ Bảo hiểm y tế
• Nơi nộp: Cơ quan Hưu trí
• Biểu mẫu: dùng chung bộ hồ sơ với Bảo hiểm y tế

Điều kiện tham gia

• Dự kiến sử dụng từ 31 ngày trở lên
• Thời giờ làm việc theo tuần từ 20 giờ trở lên
• Không phải sinh viên

Thủ tục tham gia

• Chậm nhất ngày 10 của tháng kế tiếp tháng vào làm
• Doanh nghiệp nộp “Thông báo xác nhận tư cách người được bảo hiểm thất nghiệp” cho Hello Work
  ※ Do cần thông tin từ thẻ lưu trú, nên photo & xác minh thẻ khi làm thủ tục vào làm sẽ giúp quy trình trơn tru.

Nghĩa vụ tham gia

• Cơ sở sử dụng chỉ 1 lao động cũng phải tham gia
• Lao động nước ngoài đương nhiên thuộc đối tượng

Thủ tục

• Thời điểm: khi lần đầu tuyển lao động
• Doanh nghiệp nộp “Thông báo xác lập quan hệ bảo hiểm tai nạn lao động” tại Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động

Hưu trí phúc lợi & Bảo hiểm y tế

• Công thức:
  Phí bảo hiểm = Mức lương tháng tiêu chuẩn × Tỷ lệ phí bảo hiểm
• Mức lương tháng tiêu chuẩn là gì?
  Lấy trung bình lương các tháng 4–6 hằng năm, quy chiếu “bảng xếp hạng” để xác định. Nhờ đó đơn giản hóa việc tính phí.
• Tỷ lệ phí bảo hiểm (thời điểm 2025)
  Bảo hiểm hưu trí phúc lợi: 18,3% (cố định toàn quốc)
  Bảo hiểm y tế: khác nhau theo địa phương, rà soát mỗi năm (tháng 3)
• Khi chi trả thưởng
  Tiền bảo hiểm được tính bằng cách nhân tổng số tiền thưởng (sau khi làm tròn xuống đến 1.000 yên) với tỷ lệ phí bảo hiểm tương ứng.
• Tỷ lệ chi trả
  Doanh nghiệp và người lao động chia đôi (mỗi bên chịu 50%).

Bảo hiểm thất nghiệp

• Công thức:
  Phí bảo hiểm = Tổng tiền lương × Tỷ lệ phí BHTN
• Đặc điểm:
  Thay đổi theo lương hằng tháng
  Thưởng cũng là đối tượng tính
  Tỷ lệ phí khác nhau theo ngành, rà soát vào tháng 4 hằng năm
• Ví dụ năm tài khóa 2025 (ngành thông thường)
  NLĐ: 0,55%
  Doanh nghiệp: 0,9%
  Tổng: 1,45%
  Tham khảo: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản “Hướng dẫn tỷ lệ phí BHTN năm 2025”.
• Tỷ lệ chi trả
  Doanh nghiệp và Người lao động có mức chi trả khác nhau (Người lao động chỉ chịu một phần).

Bảo hiểm tai nạn lao động

• Công thức:
  Phí = Tổng tiền lương × Tỷ lệ phí bảo hiểm TNLĐ
• Đặc điểm:
  Tỷ lệ phí khác nhau theo ngành (xây dựng, chế tạo thường cao hơn)
  Nộp hằng năm từ 1/6 đến 10/7 dựa trên thực tế năm trước
• Tỷ lệ chi trả
  Doanh nghiệp chịu chi trả toàn bộ

Điểm cần chú ý

1. Có thể bao gồm cả “tiền lương hiện vật”
   Trong trường hợp đó, cần quy đổi ra tiền mặt để tính vào thu nhập.
   Ví dụ: ký túc xá, nhà ở công ty, suất ăn do công ty cung cấp, vé tàu đi làm, sản phẩm của công ty,…
2. Phụ cấp đi lại, tiền làm thêm, các khoản phụ cấp khác cũng tính vào cơ sở tính phí.
3. Mức lương tiêu chuẩn hang tháng dễ sai lệch nên cần rà soát hằng năm.
4. Tiền thưởng cũng là đối tượng tính riêng.

Khám sức khỏe tổng quát

Đối tượng: Tất cả Người lao động làm việc thường xuyên

Thời điểm thực hiện:

• Khi tuyển dụng (khám lúc vào làm)
• 1 lần trong mỗi khoảng thời gian không quá 1 năm (khám định kỳ)

Mục kiểm tra chính:

• Tiền sử bệnh & lịch sử công việc
• Triệu chứng chủ quan, khách quan
• Đo chiều cao, cân nặng, thị lực, thính lực
• Đo huyết áp, xét nghiệm nước tiểu, xét nghiệm máu

Khám sức khỏe đặc thù

Đối tượng: Người lao động làm việc trong môi trường độc hại (dung môi hữu cơ, hóa chất đặc định, bụi…)

Thời điểm thực hiện:

• Khi tuyển dụng
• Khi thay đổi bố trí công việc
• Định kỳ mỗi 6 tháng/lần

Khám cho người làm nghiệp vụ đặc định

Ví dụ nghiệp vụ:

• Ca đêm
• Làm việc trong môi trường nóng/lạnh khắc nghiệt
• Công việc gây gánh nặng thể chất lớn như công việc có tiếp xúc với rung động

Thời điểm thực hiện:

• Khi bố trí vào nghiệp vụ đó
• 6 tháng/lần

Chi phí khám sức khỏe

• Nguyên tắc chung: Doanh nghiệp chịu toàn bộ chi phí.
  ※ Đây là nghĩa vụ pháp lý, không phải là phúc lợi cho nhân viên.
• Nếu người lao động tự chọn bác sĩ và muốn tự thực hiện khám sức khỏe theo lựa chọn cá nhân, doanh nghiệp không có nghĩa vụ chi trả chi phí đó.

Phương thức thực hiện khám sức khỏe

• Khám tại cơ sở y tế mà doanh nghiệp đã ký hợp đồng.
• Hoặc người lao động tự đến khám tại cơ sở y tế, chi phí do doanh nghiệp hoặc chính người lao động chi trả (tùy theo thỏa thuận).

Lưu ý đối với lao động nước ngoài

• Cần có hỗ trợ đặc biệt do rào cản ngôn ngữ.
• Chuẩn bị phiếu khám sức khỏe đa ngôn ngữ.
• Bố trí phiên dịch viên khi cần thiết.
• Nếu kết quả khám cho thấy cần kiểm tra thêm, doanh nghiệp nên phối hợp với cơ sở y tế để tiến hành khám chuyên sâu hoặc điều trị.

Ghi chép và lưu trữ kết quả

• Thời hạn lưu trữ: 5 năm
• Phải được quản lý nghiêm ngặt theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân
• Việc ghi nhận sự thay đổi trong kết quả khám giúp theo dõi tình trạng sức khỏe lâu dài của người lao động

Phát hiện sớm và ứng phó với bất thường

• Dựa trên ý kiến của bác sĩ, cần bố trí tái khám hoặc kiểm tra chuyên sâu nếu cần thiết
• Đặc biệt, nếu kết quả khám sức khỏe đặc biệt có bất thường, phải xử lý nhanh chóng

Biện pháp liên quan đến công việc

Tùy theo kết quả khám sức khỏe, doanh nghiệp có thể cần thực hiện các biện pháp sau:

• Giảm nhẹ hoặc hạn chế công việc
• Điều chuyển vị trí làm việc
• Rút ngắn thời gian làm việc, v.v.

① Cách hướng dẫn trước ngày khám

• Nhiều người nước ngoài chưa quen với quy định riêng của Nhật Bản như nhịn ăn hoặc kiêng rượu từ ngày hôm trước, vì vậy nên chuẩn bị thông báo hoặc bản dịch bằng tiếng mẹ đẻ để họ dễ hiểu và yên tâm.
• Với các hạng mục kiểm tra đặc trưng của Nhật Bản như kiểm tra Barium hoặc chụp X-quang ngực, nếu không được giải thích trước sẽ dễ gây lo lắng, nên giải thích rõ mục đích và quy trình của từng hạng mục trước khi khám.

② Lưu ý về tôn giáo và văn hóa

• Với người theo đạo Hồi, có trường hợp cần tránh việc bác sĩ nam khám cho phụ nữ, vì vậy nên sắp xếp bác sĩ hoặc thông dịch viên cùng giới tính nếu có thể.
• Ngoài ra, nên chuẩn bị phương án linh hoạt về ăn uống và thời gian khám trong tháng Ramadan, đảm bảo có thể trao đổi và hỗ trợ cá nhân hóa cho từng người.

③ Xác nhận mức độ hiểu của người lao động

• Khi thông báo kết quả khám sức khỏe, cần tránh dùng thuật ngữ chuyên môn khó hiểu, giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
• Nếu cần thiết, nên phối hợp với người phụ trách hỗ trợ lao động nước ngoài trong công ty hoặc thông dịch viên bên ngoài để tổ chức buổi giải thích, giúp tránh hiểu nhầm hoặc lo lắng không cần thiết.

① Kiểm tra Barium (chụp dạ dày bằng thuốc cản quang)

• • Ở các nước Âu – Mỹ hoặc Đông Nam Á, việc kiểm tra bằng Barium gần như không được thực hiện, mà chủ yếu là nội soi dạ dày (camera) hoặc khai báo sức khỏe qua hỏi đáp.
• • Nhiều người nước ngoài ngạc nhiên vì mùi vị khó uống của Barium và việc đi vệ sinh khó sau khi uống, thậm chí cảm thấy lo lắng về thuốc xổ được phát sau kiểm tra.

Cách ứng phó

• Giải thích rõ mục đích kiểm tra (ví dụ: để phát hiện sớm ung thư dạ dày) và chuẩn bị trước khi khám (nhịn ăn, thay đồ y tế, v.v.).
• Đặc biệt với phụ nữ, nhiều người cảm thấy ngại vì trang phục khám mỏng hoặc hở, nên cần giải thích kỹ về việc thay đồ và quy trình.
• Nếu người lao động không muốn thực hiện kiểm tra Barium, có thể hướng dẫn lựa chọn phương án thay thế như nội soi dạ dày (tự chi trả).

② Chụp X-quang ngực (kiểm tra lao phổi)

• Ở các nước Âu – Mỹ, tỷ lệ nhiễm lao thấp, nên kiểm tra lao phổi không bắt buộc.
• Ngược lại, ở các quốc gia đang phát triển, kiểm tra X-quang không phổ biến hoặc không được thực hiện đầy đủ.

Cách ứng phó

• Giải thích rằng ở Nhật Bản, kiểm tra X-quang được thực hiện trong khuôn khổ phòng chống bệnh lao.
• Cần chú ý với phụ nữ có thể đang mang thai, đặc biệt là trong giai đoạn đầu, để tránh tiếp xúc tia X không cần thiết.

③ Kiểm tra nước tiểu và đo huyết áp

• Ở nhiều nước Âu – Mỹ, các hạng mục này chỉ được thực hiện với người cao tuổi hoặc người có triệu chứng, hoặc theo hình thức tự nguyện khai báo.

Cách ứng phó

• Giải thích rằng tại Nhật Bản, đây là các hạng mục bắt buộc theo quy định pháp luật, và mọi người đều phải tham gia kiểm tra định kỳ, không chỉ những người có bệnh.

④ Số lượng hạng mục kiểm tra “mang tính hình thức” khá nhiều

• Theo Luật Lao động Nhật Bản, nội dung “khám định kỳ” thường bao quát rất nhiều hạng mục, nhưng so với Âu – Mỹ, việc theo dõi thói quen sinh hoạt và triệu chứng tự cảm nhận của người lao động lại ít được chú trọng hơn.
• Trong khi đó, ở Âu – Mỹ, khám sức khỏe thường tập trung vào tư vấn và phòng ngừa tăng cường sức khỏe, có phần hỏi đáp, tư vấn cá nhân.

Cách ứng phó

• Giải thích rõ rằng ở Nhật, việc khám sức khỏe được thực hiện chủ yếu vì mục đích “tuân thủ pháp luật”, chứ không phải “tăng cường sức khỏe”.
• Ngoài ra, do việc hướng dẫn và kiểm tra thường được thực hiện bằng tiếng Nhật nhanh và khó hiểu, nên nên liên hệ trước với bệnh viện để đảm bảo có sự hỗ trợ ngôn ngữ phù hợp cho người lao động nước ngoài.