Giả thích toàn diện về thủ tục và lưu ý khi người lao động nước ngoài nghỉ việc, bị chấm dứt hợp đồng hoặc về nước

① Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc và xác nhận ý định của người lao động

Thủ tục nghỉ việc bắt đầu khi người lao động nộp đơn xin nghỉ và doanh nghiệp xác nhận lại ý định thực sự của họ.

Việc nộp đơn nghỉ không phải là quy định bắt buộc theo pháp luật, nhưng để tránh rắc rối sau này, doanh nghiệp nên có quy trình rõ ràng và yêu cầu nộp đơn chính thức.

Đối với lao động nước ngoài, vì có thể gặp khó khăn trong giao tiếp bằng tiếng Nhật, doanh nghiệp cần xác nhận kỹ xem việc nghỉ việc có phải do họ tự nguyện hay không.Trong đơn nghỉ việc, cần có chữ ký và đóng dấu của người lao động, đồng thời ghi rõ ngày nộp và lý do nghỉ việc để làm căn cứ sau này.

② Xác định ngày làm việc cuối cùng

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại hợp đồng lao động và nội quy công ty về quy định nghỉ việc, để xác định ngày làm việc cuối cùng. (Ví dụ như yêu cầu phải thông báo trước bao nhiêu ngày)

Ngoài ra, nên lắng nghe nguyện vọng của người lao động và thống nhất ngày nghỉ cuối cùng trên cơ sở đồng thuận, nhằm tránh tranh chấp sau này.

Với lao động nước ngoài, việc sắp xếp thời điểm nghỉ có thể phải điều chỉnh dựa vào thời hạn lưu trú hoặc kế hoạch chuyển việc. Nếu người lao động dự định làm việc tại công ty khác, doanh nghiệp cần hỗ trợ để việc chuyển sang nơi làm việc mới diễn ra thuận lợi.

③ Kiểm tra việc hoàn trả tài sản và thiết bị của công ty

Doanh nghiệp cần xác nhận người lao động đã hoàn trả đầy đủ các tài sản được cấp như máy tính, đồng phục, thẻ nhân viên, thẻ IC, v.v.

Đối với nhân viên làm việc từ xa hoặc đang chuẩn bị về nước, cần chú ý đến cách thức và thời điểm hoàn trả để tránh thất lạc hoặc chậm trễ.

④ Chuẩn bị giấy tờ liên quan đến nghỉ việc và bảo hiểm thất nghiệp

Doanh nghiệp phải lập và nộp cho cơ quan Hello Work các giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt tư cách tham gia bảo hiểm thất nghiệp, đồng thời cấp giấy chứng nhận nghỉ việc cho người lao động để họ sử dụng khi xin trợ cấp thất nghiệp.

※Các thủ tục này cần được hoàn thành trong vòng 10 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc.

⑤ Thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội và thuế cư trú

Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chấm dứt tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí lên cơ quan hưu trí.

Doanh nghiệp cũng cần thu hồi thẻ bảo hiểm y tế của người lao động và gửi kèm trong hồ sơ.
Về thuế cư trú, dù người lao động đã về nước, nếu còn phần thuế chưa nộp thì doanh nghiệp vẫn phải khấu trừ và nộp thay.

Ngoài ra, vì người nghỉ việc thường không được tính trong quyết toán thuế cuối năm, doanh nghiệp cần phát hành phiếu tổng kết thu nhập và thuế để người lao động lưu giữ.

Tham khảo: Cơ quan Hưu trí Nhật Bản – “Thủ tục khi người lao động nghỉ việc hoặc qua đời (chấm dứt tư cách tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí)” 

⑥ Thanh toán lương và trợ cấp thôi việc

Trong kỳ lương cuối cùng, doanh nghiệp cần tính toán và thanh toán đầy đủ các khoản như lương chưa trả, tiền làm thêm giờ, và tiền nghỉ phép còn lại.
Nếu công ty có quy định về trợ cấp thôi việc, cần thực hiện chi trả đúng theo quy định hiện hành.

① Lý do cho việc sa thải: Cần có tính hợp lý và phù hợp với chuẩn mực xã hội

Theo Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản, nếu không có “lý do khách quan, hợp lý” và “tính phù hợp với thông lệ xã hội”, thì việc sa thải được xem là vô hiệu — điều này cũng áp dụng với lao động nước ngoài.

Do đó, nếu sa thải vì lý do như năng lực không đạt yêu cầu, thái độ làm việc kém, hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh rõ ràng như hồ sơ nhân sự, biên bản đánh giá, hoặc ghi chép phỏng vấn đánh giá. Khi lập thông báo sa thải, nên nêu lý do ngắn gọn, rõ ràng và nhất quán với các bằng chứng này.

② Nghĩa vụ thông báo hoặc trả tiền bồi thường khi sa thải

Theo Điều 20 của Luật Tiêu chuẩn Lao động, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo trước ít nhất 30 ngày, hoặc trả lương tương đương ít nhất 30 ngày nếu sa thải ngay lập tức.

Quy định này áp dụng cho cả lao động nước ngoài. Trong trường hợp sa thải trong ngày, doanh nghiệp bắt buộc phải trả tiền bồi thường thay cho thông báo trước. Ngoài ra, nếu là “sa thải kỷ luật”, mà nội dung không được ghi rõ trong nội quy lao động hoặc lao động không được thông báo rõ ràng trước đó, thì quyết định sa thải có thể bị xem là vô hiệu.

③ Nghĩa vụ cấp “Giấy chứng minh lý do sa thải”

Nếu người lao động nước ngoài yêu cầu, doanh nghiệp phải cấp Giấy chứng minh lý do sa thải một cách kịp thời (theo Điều 22 của Luật Tiêu chuẩn Lao động.)

Giấy này thường được dùng để gia hạn tư cách lưu trú hoặc tìm việc mới, nên tuyệt đối không được ghi mập mờ, sai sự thật hoặc mang tính cảm xúc. Nội dung phải trung thực, rõ ràng và nhất quán với hồ sơ nhân sự.

④ Rủi ro khi bị xem là sa thải không công bằng

Nếu người lao động nước ngoài phản đối quyết định sa thải, họ có thể khởi kiện, yêu cầu hòa giải tại tòa án lao động, gửi đơn khiếu nại đến Cục Lao động, hoặc công khai vụ việc trên mạng xã hội, gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Nhiều rắc rối phát sinh từ việc thiếu bằng chứng, giao tiếp không rõ ràng, hoặc thông dịch không đầy đủ.

Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động,Luật sư, lưu trữ hồ sơ đầy đủ, và xây dựng quy trình ứng phó trước để bảo vệ quyền lợi của mình.

⑤ Lưu ý về mối liên quan với tư cách lưu trú

Sau khi sa thải, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo “chấm dứt hợp đồng” với lao động nước ngoài cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị cảnh cáo hành chính.

Đối với người lao động nước ngoài, việc bị sa thải có thể khiến họ khó gia hạn tư cách lưu trú, hoặc bị mất tư cách lưu trú trước khi hết hạn. 

Vì vậy, nếu họ vẫn muốn tiếp tục ở lại Nhật Bản, cần phải làm thủ tục thay đổi tư cách lưu trú hoặc xin tư cách lưu trú dành cho người tìm việc tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

※ Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động hướng dẫn, hỗ trợ người lao động nước ngoài thực hiện các thủ tục cần thiết để tránh phát sinh rắc rối về sau.

① Xác nhận tư cách lưu trú và thời gian lưu trú

Việc xử lý tư cách lưu trú sau khi nghỉ việc rất quan trọng vì liên quan đến tình trạng lưu trú của người nước ngoài trong tương lai.Ví dụ, những visa làm việc như “kỹ thuật・tri thức nhân văn・nghiệp vụ quốc tế”nếu mất nơi làm việc sẽ có nguy cơ mất tư cách lưu trú.

Công ty cần xác nhận tư cách lưu trú của người đó và gửi đến Cục quản lý xuất nhập cảnh “Báo cáo về việc tiếp nhận người lưu trú dài hạn (khi kết thúc hợp đồng)”trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng bằng hình thức trực tuyến hoặc bằng văn bản.

Tham khảo: Cục quản lý xuất nhập cảnh “Báo cáo về việc tiếp nhận người lưu trú dài hạn” 

② Sắp xếp vé máy bay và chịu chi phí

Việc sắp xếp vé máy bay để về nước được thực hiện theo nội dung ghi trong hợp đồng lao động hoặc thông báo điều kiện lao động.

Một số tư cách lưu trú như “kỹ năng đặc định”bắt buộc người sử dụng lao động chịu chi phí về nước, vì vậy cần đối chiếu nội dung hợp đồng và quy định của hệ thống để xử lý chính xác.

③ Hỗ trợ giải quyết nhà ở và tiện ích

Nếu công ty đã sắp xếp nhà ở, cần hỗ trợ các thủ tục hủy hợp đồng, điều chỉnh ngày rời nhà, trả lại tiền đặt cọc…

Ngoài ra, nếu người lao động tự ký hợp đồng, việc hủy nước, gas, điện, điện thoại di động… có thể gặp khó khăn do ngôn ngữ, nên công ty hỗ trợ sẽ giúp tránh rắc rối.

④ Hỗ trợ báo chuyển đi tại chính quyền địa phương và nộp lại thẻ My Number

Trước khi về nước, cần làm thủ tục báo chuyển đi tại văn phòng hành chính địa phương, rút bảo hiểm y tế quốc dân・bảo hiểm hưu trí quốc dân, và nộp lại thẻ My Number.

※ Nếu về nước tạm thời thì không cần nộp, nên xác định xem về nước là “tạm thời” hay “vĩnh viễn”. Nếu không chắc, nên hỏi tại văn phòng hành chính địa phương nơi sinh sống.

⑤ Thanh toán thuế và bảo hiểm xã hội, nộp đơn xin hoàn thuế

Khi nghỉ việc, nếu còn thuế thu nhập hoặc thuế cư trú chưa đóng, công ty sẽ thanh toán qua hình thức khấu trừ đặc biệt.

Ngoài ra, người nước ngoài tham gia bảo hiểm hưu trí phúc lợi có thể nộp đơn xin “Trợ cấp khi rút tiền bảo hiểm hưu trí 1 lần”nếu đủ điều kiện. Tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng sau khi về nước, vì vậy hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và cài đặt tài khoản nhận là quan trọng.

⑥ Hỗ trợ thủ tục xuất cảnh tại sân bay

Tại sân bay, khi làm thủ tục xuất cảnh, việc nộp lại thẻ lưu trú là bắt buộc.

Nếu công ty quên hướng dẫn khi giải thích nghỉ việc, có thể gây sai sót trong hồ sơ quản lý xuất nhập cảnh. Việc chuẩn bị tài liệu giải thích bằng nhiều ngôn ngữ sẽ giúp yên tâm.