[Giải thích từ Chuyên gia Bảo hiểm Xã hội] Có thể nhận lại tiền thuế đã bị khấu trừ từ Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần! Toàn bộ Chi tiết về Điều kiện và Thủ tục của “Người Quản lý Thuế”

Đối với các lao động nước ngoài làm việc tại các doanh nghiệp ở Nhật Bản và đang có kế hoạch về nước, hoặc đã về nước, chế độ “Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần” (脱退一時金 – Dattai Ichijikin) giúp hoàn trả một phần tiền phí bảo hiểm dưỡng lão (tiền nenkin) đã nộp tại Nhật Bản là một vấn đề được rất nhiều người quan tâm nhằm xây dựng nền tảng tài chính cho cuộc sống sau khi về nước.

Tuy nhiên, khi nhận Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của Bảo hiểm Hưu trí Xã hội (厚生年金 – Kōsei Nenkin), có một cơ chế là tiền thuế thu nhập cùng các khoản thuế khác với thuế suất “20.42%” sẽ bị khấu trừ tại nguồn (trừ trực tiếp) từ số tiền được cấp, dẫn đến việc số tiền thực nhận về tay ít hơn so với dự tính. Không ít người đã từ bỏ vì nghĩ rằng: “Dù là tiền hưu trí mình đã vất vả làm việc và nộp ở Nhật Bản, nhưng lại bị trừ một khoản thuế quá lớn”.
Trong bài viết này, dưới góc độ chuyên môn của Chuyên gia Tư vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động (社労士 – Sharōshi) chuyên đảm nhận các nghiệp vụ quốc tế, chúng tôi xin giải thích tới quý lao động nước ngoài về cơ chế đánh thuế đối với Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần, phương pháp “Khai báo Hoàn thuế” (還付申告 – Kanpu Shinkoku) để lấy lại số tiền đó một cách hợp pháp, và vai trò của “Người Quản lý Thuế” (納税管理人 – Nōzei Kanriin) – một vị trí bắt buộc theo quy định của pháp luật. Bằng việc thực hiện đúng các thủ tục, bạn hoàn toàn có thể nhận lại phần lớn số tiền thuế đã bị khấu trừ. Hãy tham khảo bài viết này như một cẩm nang để lấy lại số tiền quý giá của chính mình.

まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！

お電話で無料相談 03-6275-6038 受付時間：平日10:00〜19:00（土・日・祝休み） メールで無料相談

1. Khái quát về Chế độ Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần và Điều kiện Nhận

Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần là chế độ hoàn trả một phần tiền phí bảo hiểm đã nộp trước đó cho người nước ngoài rời khỏi Nhật Bản về nước mà chưa đủ điều kiện để nhận tiền hưu trí tại Nhật Bản trong tương lai. Để đăng ký xin Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần, bạn cần phải đáp ứng đầy đủ tất cả các điều kiện sau:

• Không mang quốc tịch Nhật Bản.
• Có thời gian tham gia Bảo hiểm Quốc dân (国民年金 – Kokumin Nenkin) hoặc Bảo hiểm Hưu trí Xã hội (厚生年金保険 – Kōsei Nenkin Hoken) từ “6 tháng trở lên”.
• Không có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản (Đã nộp đơn báo chuyển vùng tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện/thị trấn và Phiếu cư trú đã được cắt/xóa tên).
• Chưa từng có quyền nhận tiền hưu trí (bao gồm cả Tiền trợ cấp thương tật).

Ngoài ra, pháp luật quy định thủ tục xin cấp tiền phải được thực hiện trong vòng “2 năm” kể từ ngày bạn không còn địa chỉ cư trú tại Nhật Bản (ngày xuất cảnh hoặc ngày dự định chuyển đi, lấy ngày nào đến sau). Nếu quá thời hạn này, quyền yêu cầu cấp tiền sẽ bị mất, do đó xin lưu ý lên kế hoạch và thực hiện thủ tục nhanh chóng sau khi về nước.

2. Khấu trừ tại nguồn “20.42%” đối với Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của Bảo hiểm Hưu trí Xã hội

Dù đáp ứng đủ điều kiện và làm thủ tục xin cấp tiền, cách xử lý về mặt thuế vẫn sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại bảo hiểm hưu trí mà bạn đã tham gia tại Nhật Bản.

(1) Sự khác biệt về thuế giữa Bảo hiểm Quốc dân và Bảo hiểm Hưu trí Xã hội

• Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của Bảo hiểm Quốc dân: Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của Bảo hiểm Quốc dân – loại bảo hiểm chủ yếu do người kinh doanh tự do, sinh viên,… tham gia – được quy định là “Miễn thuế” theo luật thuế. Số tiền nhận được không bị trừ thuế và sẽ được chuyển toàn bộ số tiền đã quyết định cấp vào tài khoản chỉ định.
• Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của Bảo hiểm Hưu trí Xã hội: Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của “Bảo hiểm Hưu trí Xã hội” – loại bảo hiểm dành cho nhân viên làm việc tại các công ty dưới các tư cách lưu trú như Nhân viên chính thức (Seishain), Thực tập sinh kỹ năng, Lao động Kỹ năng đặc định,… – sẽ bị đánh thuế thu nhập (bao gồm cả Thuế thu nhập đặc biệt phục hưng) cố định ở mức “20.42%”. Cơ quan Hưu trí Nhật Bản áp dụng cơ chế tự động khấu trừ trước khoản thuế này (khấu trừ tại nguồn) trước khi chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng ở nước ngoài của bạn.

(2) Tại sao lại bị trừ 20.42%?

Về mặt bản chất nghiệp vụ, Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần của Bảo hiểm Hưu trí Xã hội được xem xét có cùng bản chất với “Tiền trợ cấp nghỉ việc (Thu nhập nghỉ việc)” theo Luật Thuế của Nhật Bản. Đối với “Người không cư trú (Người đã về nước)” không có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản, khi phát sinh khoản thanh toán thu nhập nghỉ việc tại Nhật Bản, luật thuế áp dụng quy tắc “Khấu trừ tại nguồn cố định 20.42% ngay tại thời điểm thanh toán để hoàn tất nghĩa vụ thuế (Thuế riêng biệt – 分離課税)”.

(3) Bảng mô phỏng số tiền ước tính bị khấu trừ tại nguồn

Bản thân số tiền Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần được quyết định dựa trên thời gian làm việc tại Nhật Bản và Mức lương tiêu chuẩn bình quân. Đối với các trường hợp có tháng tiêu chuẩn từ tháng 4 năm 2021 trở đi, số tháng tối đa được tính đã được nâng lên đến 60 tháng (5 năm). Cùng với đó, số tiền thuế bị khấu trừ cũng có xu hướng cao hơn.

Tổng số tiền được cấp (Tổng mức lương)	Thuế thu nhập bị khấu trừ tại nguồn (20.42%)	Số tiền thực tế được chuyển vào tài khoản (Thực nhận)
500,000 Yên	102,100 Yên	397,900 Yên
1,000,000 Yên	204,200 Yên	795,800 Yên
2,000,000 Yên	408,400 Yên	1,591,600 Yên
3,000,000 Yên	612,600 Yên	2,387,400 Yên
4,000,000 Yên	816,800 Yên	3,183,200 Yên
5,000,000 Yên	1,021,000 Yên	3,979,000 Yên

Như bảng trên, ví dụ nếu tổng số tiền được cấp là 3 triệu Yên thì sẽ bị khấu trừ khoảng 610.000 Yên tiền thuế. Bạn có thể kiểm tra xem mình thuộc loại bảo hiểm nào và có bị trừ thuế hay không tại mục “Số tiền thuế khấu trừ tại nguồn” (源泉徴収税額 – Gensen Chōshū Zeigaku) nằm trong “Giấy thông báo Quyết định Chấp thuận Cấp tiền” (支給決定通知書 – Shikyu Kettei Tsūchisho) do Cơ quan Hưu trí Nhật Bản gửi.

3. Cơ chế “Khai báo Hoàn thuế” để lấy lại số tiền thuế đã bị trừ

Số tiền thuế 20.42% bị khấu trừ tại nguồn hoàn toàn không phải là số tiền mất đi vĩnh viễn. Bạn hoàn toàn có thể lấy lại (nhận hoàn thuế) bằng cách thực hiện khai báo đúng quy định. Trong luật thuế Nhật Bản có một chế độ ưu đãi đặc biệt gọi là “Lựa chọn tính thuế đối với Thu nhập Nghỉ việc” (退職所得の選択課税 – Taishoku Shotoku no Sentaku Kazei).

(1) “Lựa chọn tính thuế đối với Thu nhập Nghỉ việc” là gì?

Mức khấu trừ cố định 20.42% tạo ra gánh nặng thuế lớn hơn nhiều so với tiền trợ cấp nghỉ việc của người Nhật – vốn được áp dụng mức Miễn thuế nghỉ việc (Mức giảm trừ thu nhập nghỉ việc) nhằm tri ân những năm tháng cống hiến làm việc. Do đó, ngay cả với người nước ngoài đã về nước, bạn vẫn có quyền đề nghị với Cục Thuế rằng: “Xin hãy tính toán lại tiền thuế cho tôi theo đúng quy tắc áp dụng cho người Nhật nghỉ việc tại Nhật Bản”. Thủ tục khai báo thuế quyết toán để lựa chọn quy tắc tính toán ưu đãi này và lấy lại số tiền thuế đã nộp thừa được gọi là “Khai báo Hoàn thuế” (還付申告 – Kanpu Shinkoku).

(2) Công thức tính Miễn giảm Thu nhập Nghỉ việc và Lý do được hoàn thuế

Khi lựa chọn chế độ này, mức “Miễn giảm Thu nhập Nghỉ việc” (退職所得控除 – Taishoku Shotoku Kōjo) tương ứng với số năm làm việc tại Nhật Bản (số lẻ dưới 1 năm được làm tròn thành 1 năm) sẽ được áp dụng.

• Trường hợp số năm làm việc từ 20 năm trở xuống: Cho phép miễn giảm 400.000 Yên cho mỗi 1 năm làm việc (tối thiểu là 800.000 Yên).

(3) Các giấy tờ bắt buộc khi Khai báo Hoàn thuế

Để thực hiện khai báo hoàn thuế, bạn bắt buộc phải có “Giấy thông báo Quyết định Chấp thuận Cấp Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần (Bản gốc)” (脱退一時金支給決定通知書 – Dattai Ichijikin Shikyu Kettei Tsūchisho) do Cơ quan Hưu trí Nhật Bản cấp.

Trong trường hợp rủi ro bị thất lạc do chuyển nhà hoặc lý do khác, bạn có thể yêu cầu Cơ quan Hưu trí Nhật Bản cấp lại, tuy nhiên việc này đòi hỏi phải làm thủ tục riêng, tốn thêm thời gian và công sức. Để quá trình lấy lại tiền thuế diễn ra thuận lợi, xin hãy bảo quản cẩn thận giấy tờ này, tránh nhầm lẫn là tờ hướng dẫn thông thường mà vứt bỏ.

4. “Người Quản lý Thuế” – Vị trí bắt buộc cho các thủ tục sau khi về nước là gì?

Mặc dù có cơ chế hoàn thuế, nhưng rào cản lớn nhất khiến bạn khó tự mình thực hiện thủ tục chính là rào cản địa lý: bản thân bạn “đã xuất cảnh khỏi Nhật Bản và đang ở nước ngoài”.

Bản thân “Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần” có thể chuyển vào tài khoản ngân hàng ở nước ngoài, nhưng đối với tiền hoàn thuế do Cục Thuế Nhật Bản chi trả (tiền thuế được trả lại), họ không thực hiện việc chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng ở nước ngoài. Tài khoản nhận tiền hoàn thuế bị giới hạn bắt buộc phải là “Tài khoản Yên Nhật” tại ngân hàng trong nước Nhật Bản. Do đó, theo quy định của Luật Quản lý Thuế Quốc gia, khi người không cư trú sống ở nước ngoài thực hiện các thủ tục thuế tại Nhật Bản, bắt buộc phải chỉ định một người đại diện cư trú tại Nhật Bản (= Người Quản lý Thuế / 納税管理人 – Nōzei Kanriin) và đăng ký với Chi cục trưởng Chi cục Thuế quản lý.

Vai trò cụ thể của Người Quản lý Thuế như sau:

1. Nộp đơn đăng ký với Chi cục Thuế xác nhận: “Tôi sẽ là Người Quản lý Thuế cho người này”.
2. Làm đầu mối thay mặt chính chủ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ từ Chi cục Thuế.
3. Lập “Đơn Khai báo Hoàn thuế” dựa trên Giấy thông báo Quyết định Cấp tiền và nộp cho Chi cục Thuế.
4. Đại diện nhận số tiền hoàn lại từ Chi cục Thuế vào tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản.
5. Chuyển số tiền hoàn thuế đã nhận vào tài khoản ngân hàng của chính chủ đang ở nước ngoài.

Nói cách khác, nếu không có “Người Quản lý Thuế” thay mặt bạn hành động tại Nhật Bản, về mặt chế độ bạn hoàn toàn không thể thực hiện thủ tục khai báo hoàn thuế.

5. Rủi ro khi nhờ Cá nhân (Bạn bè, v.v.) làm Người Quản lý Thuế

Theo quy định pháp luật, cá nhân có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản (như bạn bè hoặc đồng nghiệp cũ đang ở Nhật) vẫn có thể được bổ nhiệm làm Người Quản lý Thuế. Tuy nhiên, trên thực tế nghiệp vụ, việc tự hoàn tất các thủ tục phức tạp và ủy thác nhận số tiền lớn giữa các cá nhân với nhau tiềm ẩn những rủi ro sau:

Rắc rối thường gặp / Nguyên nhân chậm trễ thủ tục	Nội dung chi tiết
Bị chiếm đoạt tiền / Mất liên lạc	Tiền hoàn thuế sẽ được chuyển một lần vào tài khoản cá nhân của Người Quản lý Thuế. Đã có những trường hợp ngay khi nhận được số tiền lớn, người đó liền cắt đứt liên lạc và không chuyển tiền về cho chính chủ ở nước ngoài.
Gián đoạn do Người Quản lý Thuế về nước hoặc chuyển nhà	Nếu nhờ bạn bè là người nước ngoài đang cư trú tại Nhật, người bạn đó cũng có thể về nước hoặc chuyển chỗ ở, khiến giấy tờ từ Chi cục Thuế không tới nơi và thủ tục bị dừng lại.
Khó khăn trong việc phản hồi giải trình từ Chi cục Thuế	Khi Chi cục Thuế có thắc mắc hoặc yêu cầu xác minh, cá nhân thường không hiểu chính xác yêu cầu và không thể xử lý trong thời hạn quy định, dẫn đến thủ tục bị tạm dừng/đình chỉ và kết quả là không thể nhận được tiền hoàn thuế.

6. Lợi ích khi ủy thác thủ tục cho Chuyên gia

Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần và hoàn thuế là các thủ tục liên quan đến các quy định pháp luật và chế độ phức tạp của Nhật Bản. Việc tự mình thực hiện chính xác các thủ tục này từ nước ngoài sau khi đã về nước là vô cùng khó khăn, do đó ủy thác cho chuyên gia là một lựa chọn an toàn.

(1) Tránh được rủi ro thất lạc “Giấy thông báo Quyết định Chấp thuận Cấp tiền”

Khi ủy thác cho chuyên gia, bằng việc họ can thiệp ngay từ giai đoạn nộp đơn xin cấp tiền ban đầu lên Cơ quan Hưu trí Nhật Bản, địa chỉ gửi giấy thông báo từ Cơ quan Hưu trí có thể được chỉ định là “Văn phòng của chuyên gia tại Nhật Bản”. Điều này giúp ngăn ngừa 100% rủi ro thư bị thất lạc hoặc không tới nơi khi gửi sang nhà riêng ở nước ngoài, đồng thời có thể chuyển trực tiếp sang bước khai báo hoàn thuế với Chi cục Thuế bằng bản gốc nhận được tại văn phòng chuyên gia.

(2) Hoàn thuế Chính xác và Nhanh chóng dựa trên Quy định Pháp luật

Vì chuyên gia sẽ thực hiện việc tính toán mức miễn giảm thu nhập nghỉ việc và lập đơn khai báo, nên có thể tránh được việc bị trả lại hồ sơ do thiếu sót giấy tờ hoặc sai sót trong tính toán. Ngoài ra, với vai trò là Người Quản lý Thuế, họ sẽ trả lời các truy vấn từ Chi cục Thuế một cách hợp lý và chuyên nghiệp, giúp đạt được kết quả hoàn thuế chắc chắn trong thời gian ngắn nhất.

(3) Thể chế Quản lý Quỹ và Chuyển tiền ra Nước ngoài Hợp lệ

Tiền hoàn thuế được tiếp nhận vào tài khoản được quản lý nghiêm ngặt của tổ chức chuyên môn (pháp nhân), sau đó được thực hiện chuyển tiền quốc tế an toàn sang tài khoản nước ngoài của chính chủ theo đúng quy định pháp luật. Hoàn toàn không có rủi ro phát sinh rắc rối tài chính như bị chiếm đoạt tiền giống như giữa các cá nhân với nhau.

7. Tóm tắt: Hãy chuẩn hóa nghiệp vụ Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần

Đối với tất cả các bạn – những người đã nỗ lực làm việc chăm chỉ trong một môi trường xa lạ tại Nhật Bản, cống hiến cho xã hội và đã nộp phí bảo hiểm hưu trí trích từ lương hàng tháng – Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần và số tiền thuế được hoàn lại từ khoản khấu trừ đó là khoản tiền mà bạn chính đáng có quyền được hưởng.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy do sự phức tạp của chế độ cũng như rào cản địa lý “đã về nước và không còn ở Nhật Bản”, có những người đã đành phải từ bỏ quyền lợi của mình giữa chừng. Nếu bạn hiểu rõ cơ chế chính xác và tìm kiếm sự đồng hành của chuyên gia tin cậy với tư cách là “Người Quản lý Thuế”, số tiền thuế bị trừ hoàn toàn có thể lấy lại một cách an toàn.

Tập đoàn Daiichi Sogo cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói từ khâu nộp đơn xin Tiền hoàn trả bảo hiểm hưu trí một lần cho đến khi chuyển tiền về nước, giúp tất cả các bạn – những người rời Nhật Bản để bắt đầu một bước tiến mới – có thể mang tài sản quý giá của mình về nước mà không bị lãng phí.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay băn khoăn nào như: “Tôi có thể lấy lại được bao nhiêu tiền?”, “Trước khi về nước tôi nên chuẩn bị những gì?”,… xin đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng Chuyên gia Tư vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động Daiichi Sogo. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ bạn lấy lại số tiền quý giá của mình.

まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！

お電話で無料相談 03-6275-6038 受付時間：平日10:00〜19:00（土・日・祝休み） メールで無料相談