Hiện nay, việc tuyển dụng người nước ngoài không còn là điều hiếm gặp nữa, vì vậy các doanh nghiệp không thể chỉ dừng lại ở việc “tuyển dụng là xong”, mà còn phải thực hiện chính xác các thủ tục để tuân thủ pháp luật, chẳng hạn như xác nhận tư cách lưu trú, ký kết hợp đồng lao động và thực hiện các thủ tục khai báo khác. Ngoài ra, khi tiếp nhận lao động nước ngoài, việc thiết lập điều kiện lao động và môi trường làm việc phù hợp, tương tự như đối với nhân viên người Nhật, cũng là điều không thể thiếu.
Bài viết này sẽ giải thích một cách dễ hiểu từ góc nhìn của chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động về quy trình thủ tục và các loại giấy tờ cần thiết trong việc tuyển dụng người nước ngoài, cũng như những điểm dễ bị bỏ sót mà doanh nghiệp cần lưu ý. Nội dung không chỉ hữu ích cho các doanh nghiệp đang xem xét việc tuyển dụng lao động nước ngoài, mà còn cho cả những doanh nghiệp đã và đang sử dụng lao động nước ngoài trong thực tế.
まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！
目次
1. 1.“Tuyển dụng người nước ngoài” là gì—những điều căn bản doanh nghiệp phải biết
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài tại Nhật Bản, trước hết điều quan trọng là phải hiểu rõ những điều cơ bản của “việc tuyển dụng người nước ngoài”. Dựa trên các quy định pháp luật, doanh nghiệp cần làm rõ những lợi ích có được cũng như những điểm cần thiết phải đối ứng.
1-1 Khung pháp lý
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các quy định pháp luật giống như đối với lao động người Nhật. Không được phép loại người nước ngoài ra khỏi đối tượng tuyển dụng chỉ vì lý do quốc tịch, bắt họ làm thêm giờ không giới hạn, hoặc trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu. Trong việc tuyển dụng lao động nước ngoài, những văn bản pháp luật đặc biệt quan trọng bao gồm những điều sau đây.
Luật Quản lý Xuất nhập cảnh (入管法)
Đây là đạo luật quy định về tư cách lưu trú, thời gian lưu trú và nội dung hoạt động được phép tại Nhật Bản của người nước ngoài — là cơ sở pháp lý quan trọng nhất trong việc tuyển dụng lao động nước ngoài. Khi tuyển dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải kiểm tra thẻ lưu trú và xác nhận sự phù hợp của tư cách lưu trú với nội dung công việc.
Luật Tiêu chuẩn Lao động (労働基準法)
Luật quy định các điều kiện làm việc như giờ làm việc, thời gian nghỉ, ngày nghỉ, tiền lương, v.v… Luật này áp dụng bình đẳng cho tất cả người lao động, không phân biệt là người Nhật hay người nước ngoài.
Luật An toàn và Sức khỏe Lao động (労働安全衛生法)
Đây là luật nhằm đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động. Doanh nghiệp có nghĩa vụ duy trì môi trường làm việc an toàn, thực hiện khám sức khỏe định kỳ và huấn luyện an toàn lao động cho nhân viên, bao gồm cả lao động nước ngoài.
Luật Thúc đẩy Chính sách Lao động Tổng hợp (労働施策総合推進法)
Luật quy định các chính sách nhằm thúc đẩy việc làm, phát triển năng lực nghề nghiệp, phòng ngừa lao động bất hợp pháp, cải thiện quản lý tuyển dụng và hỗ trợ tái việc làm cho người lao động, bao gồm cả người nước ngoài.
Luật Chính sách Việc làm (雇用対策法)
Luật này quy định về việc bảo đảm cơ hội việc làm bình đẳng, hỗ trợ phát triển năng lực và ngăn chặn phân biệt đối xử đối với mọi người lao động, bao gồm cả người nước ngoài.
Việc hiểu đúng và áp dụng chính xác các luật trên trong thực tế là trách nhiệm cơ bản của doanh nghiệp khi tuyển dụng lao động nước ngoài.
1-2 Lợi ích khi tuyển người nước ngoài
Việc tuyển dụng lao động nước ngoài không chỉ giúp giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp.
Giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực
Tại Nhật Bản, do quá trình già hóa dân số và tỷ lệ sinh thấp, tình trạng thiếu lao động mãn tính đang ngày càng nghiêm trọng. Việc tuyển dụng người lao động nước ngoài giúp doanh nghiệp đảm bảo và duy trì nguồn nhân lực cần thiết, hỗ trợ duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh.
Nâng cao tính đa dạng trong tổ chức
Khi có thêm những nhân sự đến từ nền văn hóa và giá trị khác nhau, môi trường làm việc sẽ có nhiều góc nhìn mới mẻ, từ đó nuôi dưỡng tinh thần đổi mới và tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo hơn trong tổ chức.
Tăng cường năng lực trong kinh doanh quốc tế
Nhân viên nước ngoài thường am hiểu ngôn ngữ và văn hóa của đất nước họ, điều này trở thành lợi thế lớn trong giao tiếp, marketing và chăm sóc khách hàng quốc tế.
Họ cũng đóng góp tích cực cho hoạt động mở rộng thị trường ra nước ngoài và thu hút khách hàng ngoại quốc.
Cải thiện hình ảnh doanh nghiệp
Thái độ tích cực trong việc tiếp nhận nguồn nhân lực đa dạng thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, tạo ấn tượng tốt với cả nội bộ và bên ngoài công ty. Điều này còn tăng hiệu quả trong hoạt động tuyển dụng và xây dựng thương hiệu doanh nghiệp.
2. Quy trình thủ tục cần thiết
Khi tuyển dụng người nước ngoài, cần thực hiện nhiều thủ tục khác nhau, từ khâu chuẩn bị trước tuyển dụng đến việc nộp thông báo lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Ở đây, chúng tôi sẽ liệt kê và giải thích toàn bộ quy trình tuyển dụng người nước ngoài theo thứ tự thời gian, đồng thời giải thích chi tiết về các tư cách lưu trú vốn đặc biệt quan trọng.
2-1 Trước tuyển: kiểm tra tư cách lưu trú
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, điều đầu tiên cần kiểm tra là nội dung tư cách lưu trú. Tùy theo từng tư cách lưu trú, loại hình công việc được phép thực hiện và việc có được phép lao động tại Nhật Bản hay không sẽ khác nhau.
Nếu để người lao động nước ngoài làm việc ngoài phạm vi cho phép của tư cách lưu trú, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với tội danh “xúi giục lao động bất hợp pháp”. Vì vậy, việc xác minh kỹ lưỡng là hoàn toàn bắt buộc.
Các loại tư cách lưu trú có thể làm việc
Người nước ngoài có thể làm việc tại Nhật Bản theo nhiều tư cách lưu trú khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và nội dung hoạt động.
Hiện không tồn tại “visa lao động tổng hợp” cho phép làm mọi loại công việc.
Dưới đây là các loại visa chủ yếu cho phép làm việc:
| Loại tư cách lưu trú | Nội dung / Ví dụ |
|---|---|
| Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế | Người làm việc trong các lĩnh vực có kiến thức chuyên môn hoặc nghiệp vụ quốc tế. (Ví dụ: kỹ sư IT, phiên dịch, biên dịch, nhân viên marketing.) |
| Kỹ năng | Người có tay nghề cao, kỹ năng thực hành trong các ngành nghề cụ thể. (Ví dụ: đầu bếp, công nhân xây dựng, thợ sửa chữa, kỹ thuật viên cơ khí, v.v.) |
| Chuyển công tác nội bộ | Nhân viên được điều chuyển từ công ty mẹ hoặc chi nhánh ở nước ngoài sang công ty con tại Nhật Bản. |
| Quản lý / Điều hành | Người thành lập công ty hoặc đảm nhiệm vai trò quản lý, điều hành hoạt động doanh nghiệp tại Nhật Bản. |
| Tư cách lưu trú theo thân phận ・Vợ/chồng của người Nhật ・Vĩnh trú ・Vợ/chồng của người có visa vĩnh trú ・Định trú | Được phép làm việc tự do, bao gồm cả lao động phổ thông, không bị giới hạn ngành nghề. |
※ Các visa như “du học” hay “lưu trú theo gia đình” về nguyên tắc không được phép lao động. Trường hợp muốn làm thêm, cần xin phép “hoạt động ngoài tư cách lưu trú” tại Cục Xuất nhập cảnh trước.
Ngay cả khi đã được cấp phép, thời gian làm việc bị giới hạn tối đa 28 giờ/tuần, và chỉ được phép làm các công việc dạng bán thời gian (part-time).
Cách xin visa lao động
Để tuyển dụng người nước ngoài một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo người lao động đã có visa lao động (tư cách lưu trú) phù hợp.
Quy trình chung để xin visa lao động như sau:
【Trường hợp ①】Tuyển dụng người nước ngoài đang ở nước ngoài
→ Cần nộp đơn xin cấp “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú”
- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Hợp đồng lao động,Giấy chứng nhận tư cách pháp nhân của công ty, Bằng cấp, chứng nhận kinh nghiệm làm việc của người nước ngoài v.v - Nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú
Doanh nghiệp (bên tuyển dụng) nộp hồ sơ tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương. - Sau khi được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, gửi giấy và xin visa
Gửi Giấy chứng nhận tư cách lưu trú này cho người nước ngoài ở nước ngoài, người đó đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước sở tại để xin visa. - Cấp visa và nhập cảnh
Khi được cấp visa, người nước ngoài có thể nhập cảnh vào Nhật và bắt đầu làm việc.
【Trường hợp ②】Tuyển dụng người nước ngoài đã đang ở Nhật Bản
→ Cần nộp đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú
Ví dụ: Du học sinh sau khi tốt nghiệp được tuyển làm nhân viên chính thức.
- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Hợp đồng lao động, giấy chứng nhận tốt nghiệp, bảng điểm, và bản sao thẻ ngoại kiều. - Nộp đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú
Người nước ngoài trực tiếp nộp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh (doanh nghiệp có thể hỗ trợ).
Ví dụ: chuyển từ visa “Du học” → “Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế ”. - Xét duyệt và cấp phép
Thời gian xét duyệt: khoảng 1–2 tháng. Khi được chấp thuận, người đó sẽ được cấp thẻ ngoại kiều mới.
Sau khi nhận thẻ mới, họ chính thức được phép làm việc.
Vì thủ tục xin visa (tư cách lưu trú) đòi hỏi kiến thức pháp lý và thực tế chuyên môn, doanh nghiệp nên tham khảo hoặc ủy quyền cho chuyên gia về thủ tục hành chính để đảm bảo hồ sơ chính xác và suôn sẻ.
2-2 Ký hợp đồng lao động
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, sau khi xác nhận tư cách lưu trú, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng lao động phù hợp.
Nội dung hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu để người lao động nước ngoài có thể hiểu được, và phải có chữ ký, lưu trữ sau khi cả hai bên đồng ý.
Điểm cần lưu ý khi lập hợp đồng lao động
Theo Luật Tiêu chuẩn Lao động, hợp đồng lao động phải ghi rõ các điều kiện cơ bản như sau.
Đặc biệt cần chú ý đến sự phù hợp với tư cách lưu trú, nhất là phần mô tả công việc.
| Nội dung cần ghi | Điểm lưu ý |
|---|---|
| Có hoặc không có thời hạn hợp đồng | Ghi rõ có thời hạn hay không, có gia hạn hay không và tiêu chí gia hạn. |
| Nội dung công việc | Chỉ giới hạn trong phạm vi được phép theo tư cách lưu trú (ví dụ: phiên dịch, marketing cho visa kỹ thuật–nhân văn–nghiệp vụ quốc tế). |
| Địa điểm làm việc | Ghi rõ nơi làm việc, nếu có khả năng luân chuyển thì ghi rõ phạm vi. |
| Thời gian làm việc | Ghi cụ thể thời gian bắt đầu – kết thúc, thời gian nghỉ, ngày nghỉ, làm thêm giờ (nếu có). |
| Tiền lương | Ghi rõ lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, phương thức trả, ngày chốt và ngày trả lương. |
| Bảo hiểm xã hội | Ghi rõ có tham gia bảo hiểm y tế, hưu trí, bảo hiểm việc làm hay không. |
| Nghỉ việc / Sa thải | Ghi rõ điều kiện và thủ tục khi nghỉ việc hoặc sa thải. |
※ Khuyến nghị:
Để giúp người lao động nước ngoài hiểu rõ, hợp đồng nên được chuẩn bị bằng cả tiếng Nhật và ngôn ngữ mẹ đẻ của họ.
Khi giải thích, nên sử dụng phiên dịch hoặc công cụ dịch để đảm bảo không có sai lệch nội dung.
Thông báo điều kiện lao động
Theo Điều 15 của Luật Tiêu chuẩn Lao động, khi ký kết hợp đồng, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo rõ ràng bằng văn bản cho người lao động về các điều kiện làm việc.
Văn bản này được gọi là “Thông báo điều kiện lao động”.
| Tên tài liệu | Mục đích | Hiệu lực |
|---|---|---|
| Thông báo điều kiện lao động | Nhằm “thông báo” điều kiện lao động | Là nghĩa vụ đơn phương của người sử dụng lao động |
| Hợp đồng lao động | Nhằm “thỏa thuận” điều kiện lao động | Được hình thành dựa trên sự đồng ý của cả hai bên |
2-3 Thủ tục sau khi vào làm
Sau khi tuyển dụng lao động nước ngoài, giống như đối với người Nhật, cần thực hiện các thủ tục liên quan đến các loại bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động. Dưới đây sẽ giải thích điều kiện tham gia và quy trình đăng ký đối với bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm thất nghiệp.
Điều kiện tham gia và thủ tục bảo hiểm y tế
Bảo hiểm y tế là hệ thống giúp giảm chi phí y tế khi bị bệnh, bị thương, sinh con… đồng thời cũng cung cấp bồi thường thu nhập khi nghỉ việc. Lao động nước ngoài cũng nguyên tắc phải tham gia nếu ký hợp đồng lao động tại Nhật Bản.
Điều kiện tham gia: trường hợp lao động làm việc ngắn giờ (áp dụng cho cơ sở có từ 51 nhân viên trở lên)
Nguyên tắc, nếu số giờ làm việc và số ngày làm việc trong tuần đạt khoảng 3/4 trở lên so với nhân viên chính thức, phải tham gia bảo hiểm y tế (điều kiện là cơ sở đó thuộc đối tượng áp dụng).
Ngoài ra, nếu cơ sở có 51 nhân viên trở lên, những lao động làm việc ngắn giờ dưới đây (gọi là “đối tượng áp dụng đặc biệt”) cũng bắt buộc tham gia:
- Số giờ làm việc quy định trong tuần từ 20 giờ trở lên
- Mức lương hàng tháng từ 88.000 yên trở lên (tương đương thu nhập năm từ 1.060.000 yên trở lên)
- Dự kiến làm việc trên 2 tháng
- Không phải là sinh viên
- Làm việc tại cơ sở có 51 nhân viên trở lên
※ Đối với nhân viên chính thức, không phụ thuộc vào các điều kiện trên, đều bắt buộc tham gia.
Thủ tục
- Hạn nộp: Trong vòng 5 ngày kể từ ngày vào làm
- Nơi nộp: Văn phòng hưu trí hoặc hiệp hội bảo hiểm y tế
- Hồ sơ nộp: Tờ khai đăng ký quyền tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí
Điều kiện tham gia và thủ tục bảo hiểm hưu trí
Bảo hiểm hưu trí không chỉ cung cấp lương hưu khi về già mà còn bao gồm bảo vệ cho người thân khi người lao động bị tàn tật hoặc tử vong. Lao động nước ngoài cũng phải tham gia nếu đủ điều kiện, giống như người Nhật.
Điều kiện tham gia
Giống như bảo hiểm y tế, cần đáp ứng tất cả các điều kiện sau:
- Số giờ làm việc trong tuần từ 20 giờ trở lên
- Mức lương hàng tháng từ 88.000 yên trở lên
- Dự kiến làm việc trên 2 tháng
- Không phải là sinh viên
- Làm việc tại cơ sở có 51 nhân viên trở lên
Thủ tục
※ Thông thường thực hiện cùng lúc với bảo hiểm y tế
- Hạn nộp: Trong vòng 5 ngày kể từ ngày vào làm
- Nơi nộp: Văn phòng hưu trí
- Hồ sơ nộp: Tờ khai đăng ký quyền tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí
Điều kiện tham gia và thủ tục bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp cho phép nhận trợ cấp khi thất nghiệp, nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm sóc người thân, đồng thời cũng hỗ trợ đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp. Lao động nước ngoài cũng cần tham gia nếu đáp ứng điều kiện nhất định.
Điều kiện tham gia
- Dự kiến làm việc trên 31 ngày
- Số giờ làm việc trong tuần từ 20 giờ trở lên
※ Những người có tư cách lưu trú “không nhằm mục đích lao động chính”, ví dụ sinh viên đi làm thêm, nguyên tắc không phải đối tượng tham gia.
Thủ tục
- Hạn nộp: Đến ngày 10 của tháng tiếp theo sau tháng vào làm
- Nơi nộp: Trung tâm việc làm (Hello Work) quản lý khu vực
- Hồ sơ nộp: Tờ khai đăng ký quyền tham gia bảo hiểm thất nghiệp
※ Cần ghi thông tin thẻ lưu trú (số thẻ, giới hạn làm việc…). Trước khi nộp, nhớ kiểm tra trực tiếp thẻ lưu trú.
Thủ tục thuế cư trú
Thuế cư trú là thuế địa phương nộp cho thành phố, quận, thị trấn nơi cư trú, và người nước ngoài cư trú tại Nhật cũng thuộc diện phải nộp. Nguyên tắc, nghĩa vụ nộp thuế phát sinh nếu đã cư trú tại Nhật khi vào làm.
Người sử dụng lao động phải áp dụng hệ thống “khấu trừ đặc biệt”, nghĩa là trừ trực tiếp từ lương để nộp thuế và phải khai báo với cơ quan thành phố/quận nơi quản lý sau khi tuyển dụng.
Khi chuyển sang khấu trừ đặc biệt, nếu người lao động nước ngoài chuyển việc từ công ty cũ, hồ sơ cần nộp sẽ khác nhau tùy theo cách xử lý thuế ở công ty cũ.
Trường hợp ①: công ty trước áp dụng khấu trừ đặc biệt
→ Dùng tờ khai thay đổi người lao động có thu nhập từ tiền lương
- Nếu công ty trước đã áp dụng khấu trừ đặc biệt, sử dụng tờ khai có thông tin này.
- Công ty hiện tại điền thông tin bổ sung và nộp cho thành phố/quận nơi chuyển đến, nhờ đó khấu trừ đặc biệt tiếp tục áp dụng.
Trường hợp ②: sau khi nghỉ việc, thuế chuyển sang khấu trừ bình thường
→ Dùng tờ khai yêu cầu chuyển sang khấu trừ đặc biệt
- Nếu nghỉ việc dẫn đến người lao động tạm thời tự nộp thuế (khấu trừ bình thường), cần chuyển lại sang khấu trừ đặc biệt.
- Trong trường hợp này, công ty hiện tại lập tờ khai yêu cầu chuyển sang khấu trừ đặc biệt và nộp cho cơ quan thành phố/quận quản lý.
Người lao động nước ngoài nếu đăng ký cư trú tại Nhật, cũng là đối tượng chịu thuế cư trú, và mức thuế sẽ được xác định dựa trên thu nhập hàng năm và tình trạng người phụ thuộc. Nên giải thích bằng nhiều ngôn ngữ nếu cần, để người lao động hiểu rõ nội dung.
2-4 Khai báo với Xuất nhập cảnh
Các doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài có nghĩa vụ nộp thông báo lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú để phản ánh chính xác tư cách lưu trú và tình trạng làm việc của người lao động. Nếu bỏ qua các thủ tục này, cả doanh nghiệp và người lao động đều có thể chịu những bất lợi.
Thông báo về thời điểm bắt đầu và kết thúc tuyển dụng
Khi doanh nghiệp tiếp nhận lao động nước ngoài, cần nộp thông báo về tình trạng tiếp nhận đối với người lưu trú dài hạn theo quy định của Bộ Tư pháp, dựa trên tư cách lưu trú của họ.
Ví dụ về các tư cách lưu trú thuộc đối tượng
- Giáo sư
- Chuyên gia cao cấp
- Quản lý/kinh doanh
- Công tác pháp lý/kế toán
- Y tế
- Nghiên cứ
- Giáo dục
- Kỹ thuật / Kiến thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế
- Chuyển công tác trong công ty
- Chăm sóc
- Nghệ thuật biểu diễ
- Kỹ năng
- Thực tập… v.v.
※ Trong trường hợp bắt buộc nộp thông báo về tình trạng việc làm người nước ngoài tại Hello Work, có thể bỏ qua thủ tục nộp lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh này.
Thông báo khi bắt đầu tuyển dụng
- Hạn nộp: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu tuyển dụng
- Nơi nộp: Văn phòng Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương (có thể gửi bằng đường bưu điện)
- Hồ sơ kèm theo: Bản sao thẻ ngoại kiều…
- Mẫu hồ sơ: 「Tờ khai về tiếp nhận người lưu trú dài hạn」
Thông báo khi kết thúc tuyển dụng
- Hạn nộp: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc tuyển dụng
- Nơi nộp: Văn phòng Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương
- Hồ sơ kèm theo: Bản sao thẻ ngoại kiều…
- Mẫu hồ sơ: 「Tờ khai về kết thúc tiếp nhận người lưu trú dài hạn」
Nếu bỏ qua các thông báo này, có thể dẫn đến hủy bỏ tư cách lưu trú của người lao động, khi làm thủ tục gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú, người lao động sẽ gặp những đánh giá bất lợi. Đối với doanh nghiệp, việc này cũng gây rủi ro mất uy tín với Cục Quản lý xuất nhập cảnh, do đó cần nộp thông báo đúng hạn và chính xác.
Nếu có lo lắng về nội dung hoặc cách vận hành trong công ty, nên tham khảo ý kiến các chuyên gia về thủ tục hành chính chuyên về visa của người nước ngoài hoặc chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động về quản lý lao động nước ngoài.
3. Điểm cần lưu ý
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ phải tuân thủ pháp luật mà còn cần có sự quan tâm và thiết lập hệ thống quản lý phù hợp, dựa trên sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ. Dưới đây là những điểm đại diện mà doanh nghiệp cần lưu ý.
3-1 Bảo đảm điều kiện lao động phù hợp
Đối với lao động nước ngoài cũng cần bảo đảm các điều kiện lao động hợp lý tương tự như người Nhật. Ba điểm dưới đây đặc biệt cần chú ý để phòng tránh các tranh chấp lao động:
Đảm bảo đối xử bình đẳng
Không được phân biệt đối xử về mức lương, giờ làm việc, phúc lợi… dựa trên quốc tịch. Lao động nước ngoài cần được cung cấp chế độ tương đương với người Nhật.
Thông báo điều kiện lao động
Khi ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp bắt buộc cung cấp văn bản ghi rõ các điều kiện lao động chính như lương, giờ làm việc, thời hạn hợp đồng. Cần giải thích bằng ngôn ngữ và cách diễn đạt dễ hiểu cho người lao động nước ngoài.
Nhận thức về pháp luật lao động
Cần phổ biến nội dung Bộ luật Lao động, quy chế công ty, thỏa ước lao động… để người lao động nước ngoài hiểu rõ các quy định. Việc sử dụng tài liệu bằng tiếng mẹ đẻ, hình minh họa hoặc video sẽ rất hiệu quả.
3-2 An toàn–vệ sinh lao động
Việc phòng ngừa tai nạn lao động và tạo môi trường làm việc an toàn là trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp.
Thực hiện giáo dục an toàn và vệ sinh lao động
Các khóa đào tạo về vận hành máy móc hoặc xử lý vật liệu nguy hiểm cần sử dụng ngôn ngữ và tài liệu trực quan mà người lao động nước ngoài có thể hiểu, đảm bảo hiểu đúng nội dung.
Đào tạo tiếng cơ bản để phòng ngừa tai nạn
Để người lao động hiểu các từ ngữ và chỉ dẫn cơ bản trong công việc, việc cung cấp đào tạo tiếng đơn giản hoặc huấn luyện tín hiệu cũng rất hiệu quả.
3-3 Quản trị nhân sự, đào tạo và phúc lợi phù hợp
Để lao động nước ngoài gắn bó với công việc và phát huy năng lực, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:
Quản lý nhân sự công bằng và hỗ trợ đa ngôn ngữ
Trong đánh giá nhân sự, bố trí công việc, hệ thống lương thưởng, cần đảm bảo tính minh bạch và công bằng. Đồng thời, nên xem xét đa ngôn ngữ hóa các quy định và thông báo nội bộ.
Thực hiện đào tạo và huấn luyện
Thiết lập hệ thống đào tạo giúp người lao động tiếp thu kiến thức và kỹ năng cần thiết sẽ trực tiếp giúp họ gắn bó lâu dài. Đào tạo ban đầu bằng tiếng mẹ đẻ cũng rất hiệu quả.
Hỗ trợ thay đổi tư cách lưu trú và về nước
Khi gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú, doanh nghiệp cần có sự linh hoạt trong điều chỉnh giờ làm việc. Ngoài ra, cần hỗ trợ thủ tục về nước khi hết hạn lưu trú hoặc khi người lao động muốn tạm thời về nước.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần hiểu và chấp nhận sự khác biệt văn hóa. Cần tạo nhiều cơ hội đối thoại với lao động nước ngoài để cải thiện giao tiếp và sự hiểu biết lẫn nhau.
4. Kết luận
Tuyển dụng lao động nước ngoài không chỉ giúp giải quyết thiếu hụt nhân lực mà còn mang lại đa dạng hóa tổ chức và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc tế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đồng thời cũng có nhiều quy định và thủ tục cần tuân thủ như: kiểm tra tư cách lưu trú, ký hợp đồng lao động, thủ tục bảo hiểm, nộp thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh…
Dựa trên những nội dung giới thiệu trong bài viết này, nếu thực hiện từng bước cẩn thận và đầy đủ, doanh nghiệp có thể thực hiện tuyển dụng lao động nước ngoài một cách hợp pháp và thuận lợi.
Nếu trong công ty có lo lắng về cách xử lý, nên tham khảo ý kiến chuyên gia về tư cách lưu trú hoặc quản lý nhân sự lao động nước ngoài.
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
