![[Dành cho Phụ trách Nhân sự] Nghiệp vụ “Làm thủ tục yêu cầu nhận tiền bảo hiểm hưu trí một lần.” và các lưu ý về “Người quản lý thuế” cần hướng dẫn khi nhân viên người nước ngoài nghỉ việc](https://sr-dsg.or.jp/wp/wp-content/uploads/2026/11/S049ベトナム語.webp)
Những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự đa dạng không phân biệt quốc tịch ngày càng tăng. Cùng với xu hướng này, chúng tôi thường xuyên nhận được các yêu cầu tư vấn từ các phụ trách nhân sự liên quan đến thủ tục khi nhân viên người nước ngoài nghỉ việc và trở về nước.
Trong thủ tục nghỉ việc, việc nộp các tờ khai mất bối cảnh tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,… sẽ đánh dấu một cột mốc hoàn thành thủ tục hành chính công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, các cuộc tư vấn phát sinh nhiều nhất lại liên quan đến thủ tục “Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm” (脱退一時金 – Dattai Ichijikin) phát sinh sau khi nhân viên rời khỏi Nhật Bản. Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp sau khi thủ tục nghỉ việc hoàn tất và nhân viên đã về nước, các thắc mắc từ nhân viên cũ như “Tôi không biết cách làm thủ tục”, “Tiền vẫn chưa được chuyển vào tài khoản”, “Tôi muốn công ty hỗ trợ thủ tục thuế” gửi đến doanh nghiệp, khiến bộ phận nhân sự và lao động phải tốn nhiều thời gian xử lý. .
Trong bài viết này, sau khi hệ thống hóa các vấn đề quản lý lao động dễ phát sinh khi nhân viên người nước ngoài nghỉ việc và về nước, chúng tôi sẽ giải thích các điểm mấu chốt để doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định và giảm bớt gánh nặng nghiệp vụ. Từ danh mục kiểm tra cần hoàn thành trước khi về nước, các lưu ý thực tế khi doanh nghiệp đảm nhận vai trò “Người quản lý thuế” (納税管理人 – Nōzei Kanriin), cho đến tầm quan trọng của việc ủy thác bên ngoài hợp pháp dựa trên Luật Cố vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động, chúng tôi xin truyền tải những thông tin mà phụ trách nhân sự cần biết một cách khách quan nhất.
まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！
1. Xu hướng các vấn đề giữa quản lý nhân sự – lao động khi nhân viên người nước ngoài về nước / nghỉ việc
Khi nhân viên người nước ngoài nghỉ việc và trở về nước, phía doanh nghiệp thường nhận thức rằng thủ tục đã hoàn tất sau khi nộp “Tờ khai mất bối cảnh tham gia bảo hiểm thất nghiệp” và “Tờ khai mất bối cảnh tham gia bảo hiểm xã hội”. Tuy nhiên, trên thực tế, các yêu cầu thắc mắc thường phát sinh sau khi nhân viên đã rời khỏi Nhật Bản.
Nguyên nhân chính là do sự khác biệt trong nhận thức về thủ tục “Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm” (脱退一時金 – Dattai Ichijikin). Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm là chế độ mà người không có quốc tịch Nhật Bản đã từng tham gia hệ thống hưu trí công cộng của Nhật Bản (Hưu trí Quốc dân hoặc Hưu trí Phúc lợi), sau khi đáp ứng các điều kiện quy định và về nước, sẽ được chi trả một khoản tiền tương ứng với số tiền phí bảo hiểm đã đóng cho đến thời điểm đó.
Tại đây, trên thực tế rất dễ xảy ra sự bất đồng trong nhận thức. Một số nhân viên người nước ngoài có suy nghĩ rằng “Chỉ cần nghỉ việc và về nước thì tiền hưu trí sẽ tự động được chuyển vào tài khoản” hoặc “Công ty sẽ đại diện làm tất cả như một phần của thủ tục nghỉ việc”. Do đó, sau khi trở về nước, nhận thấy tiền chưa vào tài khoản của mình, họ đã liên hệ xác nhận tình hình với cấp trên cũ, phụ trách nhân sự hoặc qua email đại diện của công ty.
Lực lượng trao đổi với nhân viên cũ sau khi về nước gây ra gánh nặng thực tế như sau:
- Chênh lệch giờ và rào cản ngôn ngữ: Sau khi về nước, việc giao tiếp bằng tiếng Nhật có thể trở nên khó khăn, kết hợp với lệch múi giờ khiến việc phản hồi qua email mất nhiều thời gian.
- Chậm trễ do hồ sơ sai/thiếu sót: Có trường hợp bản thân người đó tự gửi thư yêu cầu trực tiếp đến Cơ quan Hưu trí Nhật Bản, nhưng hồ sơ bị trả lại do thiếu thông tin hoặc tài liệu đính kèm không hợp lệ (bản sao hộ chiếu không rõ nét, tài liệu chứng minh tài khoản nhận tiền tại quê nhà bị thiếu,…), và họ lại quay sang hỏi doanh nghiệp cách xử lý.
Hơn nữa, nếu phát sinh hiểu lầm như “Có phải do công ty không làm thủ tục nên tôi không được nhận tiền?”, điều đó có thể dẫn đến sự mất niềm tin đối với doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp tiếp tục hỗ trợ cá nhân các thủ tục hưu trí cho nhân viên cũ đã chấm dứt hợp đồng lao động tạo ra gánh nặng lớn về mặt nghiệp vụ; do đó, khuyến nghị doanh nghiệp nên đưa ra hướng dẫn trước để quá trình làm thủ tục diễn ra suôn sẻ.
2. Cơ chế và điều kiện nhận của chế độ “Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm”
Để hướng dẫn chính xác về chế độ tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm, phụ trách nhân sự nắm rõ các điều kiện là rất hiệu quả. Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm là chế độ chi trả cho những người không có quốc tịch Nhật Bản mất bối cảnh là người được bảo hiểm của Hưu trí Quốc dân hoặc Hưu trí Phúc lợi, và làm thủ tục yêu cầu trong vòng 2 năm kể từ ngày không còn địa chỉ cư trú tại Nhật Bản.
Trong hệ thống của Nhật Bản, nhằm tránh việc đóng tiền mà không nhận lại được gì, mức chi trả được giới hạn tối đa là 5 năm (60 tháng) (tính đến năm 2026).
Các điều kiện thụ hưởng chính (trường hợp Hưu trí Phúc lợi) như sau:
| Hạng mục điều kiện | Nội dung |
|---|---|
| Không có quốc tịch Nhật Bản | Trường hợp nhập quốc tịch Nhật Bản và có quốc tịch Nhật Bản sẽ không thuộc đối tượng áp dụng. |
| Không phải là người được bảo hiểm của hệ thống hưu trí công cộng | Cần ở trong trạng thái đã nghỉ việc và mất bối cảnh tham gia Hưu trí Phúc lợi hoặc Hưu trí Quốc dân. |
| Tổng thời gian tham gia từ 6 tháng trở lên | Cần có tổng thời gian là tham gia Hưu trí Phúc lợi từ 6 tháng trở lên. |
| Không có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản | Cần nộp tờ khai chuyển đi (海外転出届) cho chính quyền cấp quận/huyện/thị trấn và sổ hộ tịch/đăng ký cư trú đã được xóa. |
3. Danh mục kiểm tra thực tế doanh nghiệp cần thực hiện trước khi nhân viên về nước
Để giảm bớt gánh nặng xử lý sau khi nghỉ việc, việc doanh nghiệp hoàn thành các hướng dẫn cơ bản ngay ở giai đoạn “trước khi về nước” — khi nhân viên vẫn đang cư trú tại Nhật Bản và có thể giao tiếp trực tiếp — là rất hiệu quả.
Tại thời điểm nộp đơn xin nghỉ việc, việc hướng dẫn và xác nhận các thông tin cần thiết với nhân viên theo danh mục kiểm tra dưới đây là điểm mấu chốt trong nghiệp vụ thực tế.
| Hạng mục kiểm tra | Mục đích thực tế và các điều cần xác nhận | |
|---|---|---|
| □ | Xác nhận Mã số Hưu trí Cơ bản và thông báo cho nhân viên | Yêu cầu tiền trợ cấp một lần cần có “Mã số Hưu trí Cơ bản” (基礎年金番号 – Kisho Nenkin Bangō). Xác nhận xem nhân viên có giữ Sổ Hưu trí hoặc Thông báo Mã số Hưu trí Cơ bản hay không, và hướng dẫn họ lưu lại mã số này. |
| □ | Hướng dẫn làm “Tờ khai chuyển đi (chuyển ra nước ngoài)” trên Sổ cư trú | Để đáp ứng điều kiện thụ hưởng “Không có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản”, hướng dẫn nhân viên nộp Tờ khai chuyển ra nước ngoài (海外転出届 – Kaigai Tenshutsu-todoke) tại văn phòng hành chính quận/huyện/thị trấn. |
| □ | Xác nhận thông tin liên lạc sau khi về nước | Đề nghị cung cấp địa chỉ email,… sau khi về nước để phòng trường hợp phát sinh cần xác nhận trong quá trình xử lý thủ tục hành chính. |
| □ | Xử lý tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản | Khi thực hiện thủ tục thuế giải thích ở phần sau (hoàn thuế khấu trừ tại nguồn), việc duy trì tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản có thể giúp thủ tục diễn ra suôn sẻ hơn. Xác nhận kế hoạch hủy tài khoản của nhân viên. |
| □ | Hướng dẫn trước về Mẫu đơn yêu cầu Tiền trợ cấp một lần | Hướng dẫn rằng có thể tải mẫu đơn hỗ trợ đa ngôn ngữ từ trang web của Cơ quan Hưu trí Nhật Bản,… và truyền đạt khái quát về thủ tục. |
Khi thực hiện các hướng dẫn này, việc truyền đạt trước rằng “Thủ tục xin Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm là do bản thân nhân viên tự chịu trách nhiệm thực hiện sau khi về nước” và “Công ty không phải là đại lý làm thay thủ tục” sẽ giúp ngăn ngừa sự lệch pha trong nhận thức của hai bên.
4. Hướng dẫn dành cho nhân viên không thuộc đối tượng áp dụng như người có quyền vĩnh trú
Một lưu ý thực tế là có những trường hợp hướng dẫn rằng “Nếu là nhân viên người nước ngoài thì tất cả đều được nhận tiền trợ cấp một lần”, nhưng điều này cần hết sức chú ý. Như đã đề cập ở trên, những người thuộc các điều kiện nhất định sẽ không thuộc đối tượng được chi trả.
Nếu hướng dẫn sai cho nhân viên không thuộc đối tượng, thủ tục sẽ bị từ chối sau khi họ về nước, dẫn đến tranh chấp. Doanh nghiệp nên xác nhận trước xem đối tượng có thuộc các tư cách/trạng thái sau đây hay không:
| Tư cách lưu trú và các điều kiện | Khả năng chi trả | Các điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| Visa lao động (“Kỹ thuật / Nhân văn / Nghiệp vụ Quốc tế”,…) | Về nguyên tắc là đối tượng được chi trả | Nếu có thời gian tham gia Hưu trí Phúc lợi từ 6 tháng trở lên và đáp ứng đủ các điều kiện thì có thể nhận. |
| Người có Visa Vĩnh Trú | Thường không thuộc đối tượng chi trả | Người đã được cấp phép vĩnh trú, dù có rời khỏi Nhật Bản (chuyển đi), miễn là vẫn duy trì tư cách lưu trú thì thường vẫn được coi là đối tượng của hệ thống hưu trí Nhật Bản, do đó thông thường không thuộc đối tượng nhận trợ cấp một lần. |
| Người nước ngoài đã nhập quốc tịch Nhật Bản | Không thuộc đối tượng | Trường hợp nhập quốc tịch và có quốc tịch Nhật Bản trong thời gian làm việc sẽ không thuộc đối tượng. |
| Nhân viên có thời gian tham gia từ 10 năm trở lên | Không thuộc đối tượng | Nếu tổng thời gian tham gia hệ thống hưu trí công cộng của Nhật Bản từ 10 năm trở lên, quyền nhận Hưu trí Tuổi già của Nhật Bản trong tương lai sẽ phát sinh, do đó không thể rút dưới dạng Tiền trợ cấp một lần. |
| Công dân các nước ký kết Hiệp định Bảo hiểm Xã hội | Tùy thuộc vào điều kiện | Đối với các quốc gia đã ký Hiệp định Bảo hiểm Xã hội với Nhật Bản bao gồm nội dung “Cộng gộp thời gian tham gia hưu trí” (Đức, Pháp, Mỹ,…), nếu nhận tiền trợ cấp một lần thì sau này sẽ không thể cộng gộp thời gian đó nữa, do đó đây là sự lựa chọn của bản thân người đó. |
phụ trách nhân sự được yêu cầu phải nắm bắt trước loại visa và lịch sử tham gia hưu trí của đối tượng để đưa ra hướng dẫn phù hợp với từng trường hợp.
5. Các lưu ý thực tế khi doanh nghiệp đảm nhận vai trò “Người quản lý thuế”
Khi nhân viên người nước ngoài làm thủ tục xin Tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm, vấn đề mà doanh nghiệp thường được yêu cầu đưa ra quyết định là việc đảm nhận vai trò “Người quản lý thuế” (納税管理人 – Nōzei Kanriin).
Khi Tiền trợ cấp một lần của Hưu trí Phúc lợi được chi trả, thuế thu nhập cố định 20,42% sẽ được khấu trừ tại nguồn (khiếu trừ) từ tổng số tiền chi trả. Đối với khoản thuế này, sau khi cá nhân rời khỏi Nhật Bản, họ có thể nhận lại tiền hoàn thuế bằng cách “Thực hiện kê khai thuế (kê khai hoàn thuế)” đối với Cơ quan Thuế. Tuy nhiên, vì cá nhân đã về nước và không còn địa chỉ tại Nhật Bản, nên cần phải chỉ định một “Người quản lý thuế” làm đại diện tại Nhật Bản để thực hiện các thủ tục thuế và nhận văn bản.
Có trường hợp nhân viên nghỉ việc yêu cầu “Mong công ty làm Người quản lý thuế và thực hiện thủ tục giúp tôi”. Khi đảm nhận việc này dưới danh nghĩa công ty hoặc danh nghĩa cá nhân người phụ trách, cần cân nhắc trước rằng sẽ phát sinh các gánh nặng thực tế và lưu ý sau:
- Trở thành đầu mối làm việc với Cơ quan Thuế: Khi trở thành Người quản lý thuế, các thông báo từ cơ quan thuế liên quan đến thuế của nhân viên cũ đó sẽ được gửi đến doanh nghiệp, và tùy theo tình hình, doanh nghiệp sẽ phải đóng vai trò là đầu mối xử lý.
- Gánh nặng thực tế về chuyển tiền ra nước ngoài: Vì tiền hoàn thuế sẽ được chuyển vào tài khoản của Người quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục chuyển số tiền hoàn thuế đã nhận giữ vào tài khoản ngân hàng ở nước ngoài của nhân viên cũ. Việc này phát sinh chi phí nhân công kế toán như thủ tục chuyển tiền ngoại tệ, xử lý phí dịch vụ,…
- Khác biệt nhận thức về việc giao nhận tiền: Do phân định chi phí chuyển tiền hoặc ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái, nếu phát sinh chênh lệch giữa số tiền thực nhận dự kiến của cá nhân và số tiền thực tế vào tài khoản, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình chi tiết về các khoản mục.
Về việc doanh nghiệp hỗ trợ thủ tục thuế cho cá nhân đã chấm dứt hợp đồng lao động đến mức độ nào, vì đây vốn dĩ nằm ngoài phạm vi công việc ban đầu, khuyến nghị doanh nghiệp nên quy định rõ chính sách ứng xử nội bộ.
6. Xác nhận tính hợp pháp khi sử dụng dịch vụ ủy thác bên ngoài
Trong việc hướng dẫn khi nghỉ việc và hỗ trợ thủ tục, để giảm bớt gánh nặng thực tế cho doanh nghiệp, có lựa chọn là ủy thác công việc cho chuyên gia bên ngoài hoặc giới thiệu chuyên gia cho nhân viên. Lúc này, điều quan trọng là phải xác nhận xem bên nhận ủy thác có tuân thủ các quy định pháp luật liên quan hay không.
Nghiep vụ nộp “Tờ khai yêu cầu Tiền trợ cấp một lần” lên Văn phòng Hưu trí và đại diện nộp đơn xin được quy định là nghiệp vụ của Cố vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động (社会保険労務士 – Shakai Hoken Rōmushi) dựa trên Luật Cố vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động. Việc người không có chứng chỉ Cố vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động thực hiện đại lý thủ tục như một ngành nghề kinh doanh thu phí là hành vi vi phạm Điều 21 của Luật này. Nếu thủ tục được thực hiện bởi người không có chứng chỉ, sẽ dấy lên quan ngại về việc bị truy cứu trách nhiệm vi phạm pháp luật.
7. Tóm tắt: Hãy chuẩn hóa nghiệp vụ tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm một cách hợp lý
Hỗ trợ nhân viên người nước ngoài tiến hành các thủ tục nghỉ việc và về nước một cách suôn sẻ là một trong những quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự và lao động của doanh nghiệp.
Tóm tắt các điểm chính của bài viết này:
- Để giảm gánh nặng thực tế sau khi nghỉ việc, hãy hoàn thành các hướng dẫn thủ tục cần thiết trong thời gian làm việc (trước khi về nước).
- Xác nhận các điều kiện “không thuộc đối tượng” nhận tiền trợ cấp một lần, chẳng hạn như người có quyền vĩnh trú hoặc nhân viên có từ 10 năm tham gia hưu trí trở lên, để đưa ra hướng dẫn phù hợp.
- Cân nhắc gánh nặng thực tế về thủ tục thuế và chuyển tiền ra nước ngoài để quy định chính sách nội bộ về việc doanh nghiệp có đảm nhận vai trò “Người quản lý thuế” hay không.
- Khi ủy thác hoặc giới thiệu bên ngoài làm đại lý xin tiền trợ cấp một lần hoặc kê khai hoàn thuế, hãy lựa chọn các chuyên gia hợp pháp như Cố vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động hoặc Cố vấn Thuế (Thuế lý士).
Trong quản lý lao động đối với việc sử dụng lao động nước ngoài, thủ tục khi nghỉ việc và về nước thường trở nên phức tạp. Để giải quyết trước các thắc mắc về hưu trí và thuế dễ phát sinh với nhân viên cũ và thúc đẩy thủ tục diễn ra hợp lệ, xin vui lòng cân nhắc việc hiểu đúng chế độ và sử dụng các chuyên gia.
Văn phòng chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động Daiichi Sogo hỗ trợ nghiệp vụ tiền trợ cấp một lần khi thôi tham gia bảo hiểm đi kèm với việc nghỉ việc của nhân viên người nước ngoài, cũng như hỗ trợ xây dựng cơ chế lao động quốc tế cho các doanh nghiệp. Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc ứng xử với nhân viên dự định nghỉ việc, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
