Đối với doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài, “tận dụng trợ cấp” là cơ hội để vừa giảm chi phí tuyển dụng vừa xây dựng môi trường việc làm ổn định. Tuy nhiên, có rất nhiều loại chế độ nên bạn có đang cảm thấy khó hiểu không biết cái nào phù hợp với doanh nghiệp mình? Bài viết này sẽ chọn lọc các khoản trợ cấp tiêu biểu có thể áp dụng cho tuyển dụng người nước ngoài, và từ góc nhìn của chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động, giải thích dễ hiểu về đặc điểm, điểm mấu chốt khi áp dụng, cho đến phương pháp nộp hồ sơ của từng loại.
Chúng tôi tổng hợp và gửi đến bạn những thông tin hữu ích trong thực tế như Trợ cấp hỗ trợ đảm bảo nguồn nhân lực, Trợ cấp phát triển nghề nghiệp, Trợ cấp hỗ trợ phát triển nhân lực,… Hãy xem đến cuối bài nhé.
まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！
目次
1. Trợ cấp có thể sử dụng khi tuyển dụng người nước ngoài là gì?
Khi tuyển dụng người nước ngoài, nếu khéo léo tận dụng các chế độ trợ cấp của Nhà nước, có thể vừa giảm chi phí tuyển dụng vừa hoàn thiện môi trường lao động tốt hơn.
Phần này sẽ giải thích khái quát các khoản trợ cấp tiêu biểu liên quan đến tuyển dụng người nước ngoài và ý nghĩa của chúng.
1-1. Lợi ích của việc tận dụng trợ cấp
Trong tuyển dụng/đào tạo lao động nước ngoài, không ít trường hợp cần đến những lưu ý hay chi phí khác với người Nhật. Khi đó, các chế độ trợ cấp được thiết lập để hỗ trợ doanh nghiệp sẽ rất đáng để tận dụng.
Điểm hấp dẫn lớn nhất của trợ cấp là “Nhà nước gánh một phần chi phí”. Khi tuyển dụng người nước ngoài, có thể phát sinh chi phí bổ sung cho đào tạo, hoàn thiện chế độ, quản lý lao động… nhưng bằng cách bù đắp một phần bằng trợ cấp, doanh nghiệp có thể giảm gánh nặng tài chính.
Lợi ích của việc tận dụng trợ cấp
Giảm chi phí phát triển nhân lực
Nhà nước hỗ trợ một phần chi phí cho các hoạt động như lấy chứng chỉ, đào tạo kỹ năng nghiệp vụ. Rào cản tâm lý đối với đầu tư cho giáo dục được hạ thấp, qua đó việc phát triển nhân lực được thúc đẩy.
Hỗ trợ chi phí ban đầu kèm theo việc hoàn thiện chế độ
Các khoản đầu tư ban đầu cho việc hoàn thiện môi trường khi tuyển người nước ngoài như soạn sổ tay, đưa thông dịch vào, hỗ trợ đa ngôn ngữ… cũng thuộc đối tượng trợ cấp. Đây là động lực để bắt tay sớm thay vì trì hoãn việc hoàn thiện.
Hỗ trợ chi phí xây dựng cơ chế duy trì – định vị lao động
Các hoạt động liên quan đến hỗ trợ định vị (ví dụ: thiết lập đầu mối tư vấn) cũng có thể thuộc đối tượng, giúp dễ dàng đưa ra các biện pháp cụ thể nhằm giảm rủi ro nghỉ việc.
Thông qua các chế độ này, khi tiến hành hoàn thiện môi trường không chỉ người lao động nước ngoài mà cả nhân viên người Nhật cũng có nơi làm việc dễ chịu hơn, dẫn đến nâng cao năng suất và tỷ lệ gắn bó của toàn tổ chức.
2. Giải thích chi tiết từng loại trợ cấp
Các khoản trợ cấp có thể áp dụng cho tuyển dụng người nước ngoài rất đa dạng tùy theo mục đích và nội dung biện pháp được áp dụng. Để xác định khoản trợ cấp nào thích hợp với doanh nghiệp mình, hãy nắm vững khái quát về chế độ và điều kiện chi trả.
Các khoản trợ cấp được giới thiệu
- Trợ cấp hỗ trợ đảm bảo nguồn nhân lực (Gói trợ cấp cải thiện môi trường làm việc cho lao động nước ngoài)
- Trợ cấp phát triển nghề nghiệp
- Trợ cấp hỗ trợ phát triển nhân lực (Gói hỗ trợ phát triển nhân lực)
- Các khoản trợ cấp khác
2-1. Trợ cấp hỗ trợ đảm bảo nguồn nhân lực (Gói trợ cấp cải thiện môi trường làm việc cho lao động nước ngoài)
Lao động nước ngoài do thiếu kiến thức về pháp chế lao động và tập quán tuyển dụng ở Nhật, rào cản ngôn ngữ…, nên có xu hướng dễ phát sinh tranh chấp về điều kiện lao động hay sa thải.
Khoản trợ cấp này là chế độ hỗ trợ một phần chi phí cho người sử dụng lao động triển khai các biện pháp hoàn thiện môi trường làm việc có tính đến đặc thù của người nước ngoài. Các chi phí đối tượng chủ yếu như sau:
- Chi phí thông dịch
- Chi phí đưa vào thiết bị dịch thuật
Chỉ giới hạn ở việc đưa vào thiết bị dịch thuật cần cho phỏng vấn/trao đổi. - Phí dịch thuật
Chi phí liên quan đến hỗ trợ đa ngôn ngữ cho sổ tay nội bộ, biển chỉ dẫn… - Phí ủy thác chuyên gia
Phí tư vấn cải thiện môi trường làm việc, soạn/thẩm tra hợp đồng lao động cho luật sư, chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động… Tuy nhiên, các khoản thanh toán mang tính liên tục như hợp đồng cố vấn hoặc phí tham vấn định kỳ không thuộc đối tượng. - Chi phí lắp đặt/cải tạo biển chỉ dẫn trong công ty
Chỉ khi thuê bên ngoài lắp đặt/cải tạo biển chỉ dẫn đa ngôn ngữ trong nội bộ doanh nghiệp.
Để nhận được trợ cấp này, cần đáp ứng toàn bộ “điều kiện bắt buộc” dưới đây. Ngoài ra, cần đưa vào/vận hành ít nhất một trong các “ví dụ chế độ đối tượng áp dụng”.
Điều kiện bắt buộc
- Thực hiện phỏng vấn định kỳ với lao động nước ngoài
- Đa ngôn ngữ hóa nội quy lao động
Ví dụ đối tượng áp dụng chế độ
※ Bằng việc áp dụng từ 1 chế độ trở lên ở dưới đây, có thể nhận 200.000 yên cho mỗi chế độ, tối đa 4 chế độ có thể nhận tối đa 800.000 yên.
- Hoàn thiện cơ chế tiếp nhận khiếu nại/tư vấn
- Giới thiệu chế độ nghỉ phép cho việc “về nước tạm thời”
- Đa ngôn ngữ hóa sổ tay nội bộ và biển chỉ dẫn
- Bố trí người phụ trách hỗ trợ đời sống
- Thiết lập cơ chế cung cấp đào tạo tiếng Nhật,…
※ Có nhiều lựa chọn chế độ có thể đưa vào; mức trợ cấp thay đổi theo tổ hợp.
Khi đưa vào các chế độ trên, có thể nhận 200.000 yên cho mỗi chế độ (tối đa 4 chế độ, tối đa 800.000 yên).
2-2. Trợ cấp phát triển nghề nghiệp
Trợ cấp phát triển nghề nghiệp là chế độ hỗ trợ nâng bậc cho người lao động phi chính quy như lao động hợp đồng có thời hạn, thời giờ ngắn, phái cử. Chế độ này không chỉ áp dụng cho người Nhật mà còn cho lao động nước ngoài, nhằm cải thiện đãi ngộ, ổn định việc làm và hình thành sự nghiệp.
Các gói tiêu biểu như sau:
| Tên gói | Nội dung | Mức chi trả (trường hợp DN vừa & nhỏ) |
|---|---|---|
| Gói chuyển sang nhân viên chính thức | Chuyển người lao động hợp đồng có thời hạn thành chính thức | Tối đa 800.000 yên/người ※ DN không phải vừa & nhỏ: tối đa 600.000 yên |
| Gói cải cách quy định tiền lương | Tăng lương cơ bản từ 3% trở lên | Tối đa 70.000 yên/người ※ DN không phải vừa & nhỏ: 46.000 yên |
| Gói thống nhất quy định tiền lương | Áp dụng quy định tiền lương như nhân viên chính thức cho lao động phi chính quy | Tối đa 600.000 yên/cơ sở ※ DN không phải vừa & nhỏ: 450.000 yên |
| Gói áp dụng chế độ thưởng & trợ cấp thôi việc | Mới đưa vào/vận hành chế độ thưởng hoặc trợ cấp thôi việc | Tối đa 568.000 yên/cơ sở ※ DN không phải vừa & nhỏ: 426.000 yên |
| Gói cải thiện đãi ngộ khi áp dụng BHXH | Đồng thời cải thiện đãi ngộ (thu nhập) khi áp dụng BHXH | Tối đa 500.000 yên/người ※ DN không phải vừa & nhỏ: 375.000 yên |
Bằng cách vận dụng các chế độ này, có thể giảm gánh nặng tài chính khi chuyển lao động nước ngoài sang chính thức. Về phía người lao động, việc cải thiện đãi ngộ cũng giúp nâng cao động lực và năng suất.
Trích dẫn: Bộ Y tế, Lao động & Phúc lợi “Trợ cấp phát triển nghề nghiệp”
2-3. Trợ cấp hỗ trợ phát triển nhân lực (Gói hỗ trợ phát triển nhân lực)
Trợ cấp hỗ trợ phát triển nhân lực là chế độ hỗ trợ một phần chi phí đào tạo và tiền lương trong thời gian đào tạo khi doanh nghiệp tổ chức đào tạo nghề nhằm giúp người lao động nắm bắt kiến thức/chuyên môn cần thiết cho công việc.
Trong đó “Gói hỗ trợ phát triển nhân lực” yêu cầu triển khai có kế hoạch các hình thức OFF-JT và OJT (đáp ứng điều kiện nhất định) với mục đích chuyển sang nhân viên chính thức hoặc nâng cao kỹ năng.
Các khóa đào tạo thuộc đối tượng phải “gắn trực tiếp với công việc”; các khóa giáo dưỡng chung hoặc nội dung ít liên quan đến công việc không thuộc đối tượng.
Ví dụ, đối với lao động nước ngoài, các nội dung sau thường dễ được công nhận thuộc đối tượng hỗ trợ:
Lấy chứng chỉ
Tiếng Nhật trong kinh doanh cần cho công việc, thuật ngữ tiếp khách, thuật ngữ an toàn – vệ sinh,… (các học phần ngoại ngữ chung không thuộc đối tượng)
Đào tạo kỹ năng nghiệp vụ
Kỹ năng IT dùng cụ thể trong công việc (ví dụ: Excel thực hành, thao tác POS), kỹ thuật điều dưỡng, nghi thức tiếp khách, đào tạo thao tác theo sổ tay nghiệp vụ,…
Thời lượng đào tạo cần từ 10 giờ trở lên đối với OFF-JT, hoặc đào tạo kết hợp OJT (với mục đích chuyển chính thức cho lao động hợp đồng có thời hạn).
| Phân loại | Định nghĩa DN vừa & nhỏ | Tỷ lệ trợ cấp chi phí đào tạo | Trợ cấp tiền lương (mức tối đa) |
|---|---|---|---|
| DN vừa & nhỏ | ・Chế tạo: vốn ≤ 300 triệu yên / ≤ 300 NLĐ thường xuyên ・Bán buôn: vốn ≤ 100 triệu yên / ≤ 100 NLĐ ・Dịch vụ: vốn ≤ 50 triệu yên / ≤ 100 NLĐ ・Bán lẻ: vốn ≤ 50 triệu yên / ≤ 50 NLĐ | 45–85% | Tối đa 800–1,000 yên/giờ/người |
| DN lớn (Không phải DN vừa và nhỏ) | Không thuộc các nhóm nêu trên | 30–85% | Tối đa 400–500 yên/giờ/người |
Trích dẫn: Bộ Y tế, Lao động & Phúc lợi “Trợ cấp hỗ trợ phát triển nhân lực”
2-4. Các khoản trợ cấp khác
Ngoài các khoản trên, vẫn còn những trợ cấp có thể áp dụng cho tuyển dụng người nước ngoài. Dưới đây là các chế độ tiêu biểu:
Trợ cấp hỗ trợ cân bằng
Chi trả khi xây dựng môi trường làm việc cho phép cân bằng giữa nuôi con, chăm sóc người thân và công việc. Có thể áp dụng để xây dựng chế độ đáp ứng hoàn cảnh gia đình của lao động nước ngoài.
Trích dẫn: Bộ Y tế, Lao động & Phúc lợi “Trợ cấp hỗ trợ cân bằng”
Trợ cấp tuyển dụng thử nghiệm
Chi trả khi tuyển dụng thử nghiệm người tìm việc có ít kinh nghiệm. Có thể dùng khi thử tuyển người nước ngoài.
Trích dẫn: Bộ Y tế, Lao động & Phúc lợi “Trợ cấp tuyển dụng thử nghiệm”
Trợ cấp phát triển việc làm cho đối tượng tìm việc đặc thù
Chi trả khi tuyển dụng người khó tìm việc như người cao tuổi, người khuyết tật… Trường hợp lao động nước ngoài thuộc điều kiện đặc định cũng có thể là đối tượng.
Trích dẫn: Bộ Y tế, Lao động & Phúc lợi “Trợ cấp phát triển việc làm cho đối tượng tìm việc đặc thù”
Mỗi loại trợ cấp có điều kiện và mức chi trả khác nhau. Điều quan trọng là lựa chọn chế độ tối ưu phù hợp với bài toán và quản lý lao động của doanh nghiệp mình.
3. Cách nộp hồ sơ xin trợ cấp
Nộp hồ sơ xin trợ cấp bao gồm nhiều bước từ lập kế hoạch đến triển khai – báo cáo. Vì có nhiều hồ sơ cần thiết và điểm lưu ý, cần nắm trước tổng thể quy trình để chuẩn bị không thiếu sót.
Phần này sẽ giải thích chi tiết trình tự nộp hồ sơ, các giấy tờ cần thiết và các điểm cần lưu ý đối với các khoản trợ cấp liên quan đến tuyển dụng người nước ngoài.
3-1. Quy trình nộp hồ sơ
Thủ tục nộp xin trợ cấp tiến hành theo trình tự sau:
① Lập & nộp bản kế hoạch
Theo điều kiện chi trả, trước đó cần lập “kế hoạch triển khai đào tạo hoặc hoàn thiện môi trường làm việc” và nộp cho Cục Lao động cấp tỉnh.
② Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Mỗi khoản trợ cấp có bộ hồ sơ riêng. Hãy xác nhận và soạn thảo đầy đủ, chuẩn bị trước để tránh sai sót.
③ Triển khai kế hoạch
Tiến hành đào tạo hoặc hoàn thiện môi trường làm việc. Nếu khác với nội dung kế hoạch, có thể bị không chi trả; cần thực hiện đúng kế hoạch.
④ Nộp hồ sơ đề nghị chi trả
Trong thời hạn nộp hồ sơ quy định, nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho Cục Lao động cấp tỉnh. Có thể nộp qua bưu điện hoặc điện tử. Để nộp điện tử, cần có G Biz ID từ trước.
※ G Biz ID là gì…
Hệ thống xác thực chung dành cho mọi doanh nghiệp.
Sau khi tạo tài khoản, với một ID/mật khẩu có thể đăng nhập nhiều dịch vụ hành chính; dùng cho nộp hồ sơ trợ cấp, thủ tục BHXH, xin các loại giấy phép.
Khi phát hành ID sẽ xác minh danh tính người đại diện một lần; sau đó không cần nộp giấy tờ xác minh cho từng thủ tục.
Chỉ cần lấy 1 tài khoản ban đầu; không có hạn sử dụng hay yêu cầu gia hạn hằng năm.
⑤ Thẩm định và quyết định chi trả
Thông thường, thời gian thẩm định dự kiến từ 6 tháng trở lên.
3-2. Hồ sơ cần thiết
Có nhiều loại giấy tờ cần cho việc xin trợ cấp. Tùy loại trợ cấp và nội dung đăng ký mà khác nhau, nhưng nói chung gồm:
- Đơn xin trợ cấp
Tải về từ website Bộ Y tế, Lao động & Phúc lợi. - Hợp đồng lao động
Chứng minh nội dung hợp đồng với lao động nước ngoài; ghi các điều kiện làm việc, tiền lương… - Nội quy lao động
Nộp nội quy của doanh nghiệp. Cơ quan sẽ kiểm tra có quy định liên quan đến điều kiện lao động của lao động nước ngoài hay không. - Sổ lương
Chứng minh việc chi trả lương cho lao động nước ngoài; ghi tiền lương, phí BHXH… - Sổ chấm công (ghi nhận thời gian làm việc)
Xác nhận thực tế làm việc; cần để chứng minh tình trạng đi làm trong thời gian đào tạo. - Khác
Bản sao đăng ký doanh nghiệp; thông báo tham gia đào tạo; bản sao hóa đơn/chứng từ liên quan đến chi phí,…
Nếu thiếu giấy tờ, có thể không được tiếp nhận hoặc mất nhiều thời gian hơn bình thường để có quyết định chi trả vì vậycần lưu ý.
Nếu thấy khó khăn trong soạn thảo/thu thập hồ sơ, hãy phối hợp với chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động hoặc liên hệ Cục Lao động có thẩm quyền.
3-3. Các điểm cần lưu ý
Khi nộp xin trợ cấp có một số điểm cần lưu ý như sau:
Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ
Mỗi khoản trợ cấp có thời hạn nộp. Quá hạn sẽ không được tiếp nhận. Hãy xác nhận trước và chuẩn bị hồ sơ dư thời gian.
Xác nhận điều kiện đăng ký
Có nhiều điều kiện cho từng khoản trợ cấp. Cần xác nhận trước doanh nghiệp có đáp ứng không. Nếu không đáp ứng, dù nộp cũng không được chi trả.
Cấm nhận trợ cấp gian lận
Nộp sai sự thật hoặc dùng thủ đoạn không hợp pháp để nhận trợ cấp là đối tượng xử phạt. Nếu bị phát hiện, có thể bị áp dụng các chế tài rất nặng như:
- Hoàn trả toàn bộ số tiền đã nhận
- Nộp thêm 20% số tiền đã nhận
- Ngừng nhận trợ cấp 5 năm
- Công bố tên doanh nghiệp
- Có thể bị xử lý hình sự (tội lừa đảo, v.v.)
- Mất uy tín xã hội, rủi ro bị dừng giao dịch
Trợ cấp được đặt trên tiền đề “sử dụng đúng đắn”. Với tư cách là doanh nghiệp, hãy triệt để vận hành phù hợp và nâng cao ý thức tuân thủ trong nội bộ.
4. Tổng kết
Bạn thấy thế nào sau phần giải thích về trợ cấp trong tuyển dụng người nước ngoài? Bằng cách tận dụng trợ cấp, có thể giảm chi phí tuyển dụng và giảm gánh nặng cho doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết này hữu ích cho các doanh nghiệp đang cân nhắc tuyển dụng người nước ngoài. Hãy tận dụng trợ cấp để hiện thực hóa thành công trong tuyển dụng người nước ngoài.
Ngoài ra, văn phòng Bảo hiểm Xã hội và Lao động Daiichi Sogo cũng tiếp nhận tư vấn về các loại trợ cấp. Khi nhận được yêu cầu, toàn bộ đội ngũ nhân sự của chúng tôi sẽ cùng phối hợp hỗ trợ.
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
