Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, ngoài các quy tắc giống với lao động người Nhật như tuân thủ lương tối thiểu, cách xử lý tiền thưởng, xử lý bảo hiểm xã hội và thuế, còn tồn tại những điểm cần lưu ý đặc thù đối với người nước ngoài.
Bài viết này sẽ giải thích từ kiến thức cơ bản liên quan đến “tính lương cho lao động nước ngoài”, đến các điểm cần lưu ý trong thực tiễn và các điểm mấu chốt để tránh rủi ro pháp lý. Thông qua quản lý tiền lương phù hợp, hãy xây dựng quan hệ lao động ổn định, không phát sinh rắc rối.
まずはお気軽に無料相談・
お問い合わせください！
目次
1. Các quy tắc cơ bản về tiền lương của lao động nước ngoài
Về tiền lương của lao động nước ngoài, cũng như đối với người Nhật, cần hiểu các quy tắc cơ bản dựa trên hệ thống pháp luật Nhật Bản.
Để thiết lập tiền lương phù hợp cho lao động nước ngoài, phần này sẽ giải thích chi tiết về “kiến thức nền tảng liên quan đến lương tối thiểu” và “nguyên tắc cùng công việc, cùng tiền lương”.
1-1. Kiến thức nền tảng về lương tối thiểu
Lương tối thiểu là chế độ Nhà nước quy định mức tiền lương tối thiểu mà người sử dụng lao động bắt buộc phải trả cho người lao động. Tại Nhật Bản có hai loại “Lương tối thiểu theo khu vực” và “Lương tối thiểu theo ngành đặc thù”.
Lương tối thiểu theo khu vực
Được thiết lập theo từng tỉnh, mức tiền khác nhau tùy khu vực.
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, cần xác nhận mức lương tối thiểu tại địa điểm làm việc và phải trả lương bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu của khu vực đó.
Lương tối thiểu theo ngành đặc thù
Được thiết lập trong các ngành nhất định khi theo thỏa thuận giữa người lao động – người sử dụng lao động.
Do ngành nghề được áp dụng có sự khác nhau tùy theo từng tỉnh, thành phố, nên trong trường hợp thuộc đối tượng quy định, doanh nghiệp cần so sánh giữa mức lương tối thiểu theo khu vực và mức lương tối thiểu theo ngành nghề cụ thể, và áp dụng mức cao hơn trong hai mức này.
Mức lương tối thiểu được áp dụng cho tất cả người lao động, không phân biệt hình thức tuyển dụng hay quốc tịch.
Trong trường hợp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt theo Luật Tiền lương Tối thiểu, với mức phạt tối đa lên đến 500.000 yên (hoặc tối đa 300.000 yên đối với trường hợp mức lương tối thiểu theo ngành nghề cụ thể).Ngoài ra, người lao động cũng có quyền yêu cầu doanh nghiệp thanh toán phần chênh lệch chưa được trả.
Ngay cả đối với lao động nước ngoài, tuân thủ mức lương tối thiểu cũng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
1-2. Nguyên tắc “cùng công việc, cùng tiền lương”
“Cùng công việc, cùng tiền lương” là chế độ nhằm xóa bỏ chênh lệch đãi ngộ bất hợp lý giữa nhân viên chính thức và lao động phi chính quy (bán thời gian, hợp đồng có thời hạn, phái cử…). Chế độ được áp dụng đầy đủ từ năm 2020, tất nhiên cũng áp dụng cho lao động nước ngoài.
Doanh nghiệp phải thiết lập công bằng lương cơ bản, tiền thưởng, các loại phụ cấp sau khi cân nhắc nội dung công việc và phạm vi luân chuyển vị trí.
Chênh lệch đãi ngộ dựa trên sự khác biệt hợp lý về năng lực, kinh nghiệm, trách nhiệm được cho phép; nhưng chênh lệch bất công chỉ vì quốc tịch hay hình thức tuyển dụng có thể bị phán là trái luật.
Đặc biệt, nếu nội dung công việc và trách nhiệm tương đương nhưng chỉ lao động nước ngoài bị đối xử thấp hơn thì có nguy cơ bị coi là vi phạm pháp luật.
Ngoài ra, nếu nội dung công việc và phạm vi luân chuyển của lao động phi chính quy tương đương với nhân viên chính thức, thì đãi ngộ cũng phải tương đương.
Khi quyết định tiền lương cho lao động nước ngoài, cần hiểu đúng nguyên tắc “cùng công việc, cùng tiền lương” này và thực hiện đãi ngộ công bằng.
2. Cấu phần tiền lương và phương thức chi trả
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, cần hiểu đúng tiền lương gồm những hạng mục nào và chi trả ra sao. Phần này giải thích chi tiết cấu phần tiền lương, các loại phụ cấp và cách xử lý tiền thưởng.
2-1. Cấu phần tiền lương
Tiền lương là khoản trả cho công sức lao động, gồm lương cơ bản và các phụ cấp. Các hạng mục tiêu biểu như sau:
Lương cơ bản
Được cấu thành dựa trên thâm niên – tuổi, lương theo năng lực, lương theo chức vụ, lương theo vai trò, lương theo thành tích…, thiết lập phù hợp với chức danh và sự nghiệp.
Các phụ cấp
Gồm phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp đi lại, phụ cấp nhà ở, phụ cấp gia đình…
Các hạng mục này cần ghi rõ trong hợp đồng lao động và nội quy lao động.
Ngoài ra, trên phiếu lương cần thể hiện rõ số tiền từng hạng mục và có thể giải thích cho người lao động.
2-2. Các loại phụ cấp
Phụ cấp là các hạng mục lương bổ trợ, cộng thêm vào lương cơ bản. Các loại chủ yếu và điểm lưu ý:
Phụ cấp làm thêm giờ
Đối với làm thêm giờ phải trả lương tăng ca tối thiểu 25%.
Phụ cấp đi lại
Chi trả theo thực chi hoặc theo tiêu chuẩn nhất định tùy việc sử dụng phương tiện công cộng hay đi ô tô.
Phụ cấp nhà ở
Chi trả hỗ trợ chi phí nhà ở. Thông thường đặt điều kiện như người lao động là chủ hộ.
Phụ cấp gia đình
Chi theo tình trạng có người phụ thuộc. Nên thiết lập chế độ xác nhận như yêu cầu nộp tờ khai trước.
Khi chi phụ cấp, hãy ghi rõ điều kiện – mức tiền – phương thức chi trả trong nội quy và hợp đồng, vận hành minh bạch.
2-3. Cách chi trả tiền thưởng
Tiền thưởng là khoản thù lao chi trả tùy theo thành tích doanh nghiệp và mức đóng góp của người lao động.
Chi thưởng kỳ vọng nâng cao động lực và tỷ lệ gắn bó. Các điểm chính về thưởng:
Nghĩa vụ chi trả
Không phải nghĩa vụ theo luật; nghĩa vụ phát sinh khi có quy định trong hợp đồng hoặc nội quy.
Cách tính
Khác nhau tùy công ty: theo bội số lương cơ bản, tổng điểm đánh giá…, cần quy định rõ tiêu chuẩn từ trước.
Khoản khấu trừ
Thưởng cũng chịu thuế thu nhập và bảo hiểm xã hội, cần cấp phiếu lương ghi rõ các khoản khấu trừ.
Thời điểm chi
Thường 1–2 lần/năm (hè – đông), nhưng cũng cần thông báo trước theo hợp đồng/quy định nội bộ.
Các chế độ và điều kiện liên quan đến thưởng cần ghi rõ trong nội quy hoặc hợp đồng cá nhân, đồng thời giải thích dễ hiểu cho lao động nước ngoài.
3. Các điểm cần lưu ý khi tính lương
Khi tính lương cho lao động nước ngoài, đặc biệt quan trọng là khấu trừ đúng thuế – bảo hiểm xã hội và quản lý chính xác thời gian làm việc. Như với người Nhật, phải xử lý theo đúng pháp luật; hãy nắm vững các điểm dưới đây.
3-1. Thuế và bảo hiểm xã hội
Thuế thu nhập
Thuế thu nhập được khấu trừ tại nguồn hàng tháng từ lương và doanh nghiệp nộp cho Nhà nước. Mức khấu trừ theo tình trạng nộp “Tờ khai người phụ thuộc…”, chia 3 nhóm sau:
| Phân loại | Tóm tắt | Đặc điểm |
|---|---|---|
| Mục A (甲欄) | Trường hợp đã nộp Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc | Các khoản khấu trừ được áp dụng, thực hiện quyết toán thuế cuối năm |
| Mục B (乙欄) | Trường hợp chưa nộp Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc | Không được áp dụng khấu trừ, bị khấu trừ thuế toàn phần, không thực hiện quyết toán cuối năm (phải tự khai thuế) |
| Cả hai mục (両欄) | Áp dụng cho lao động thời vụ, làm thêm ngắn hạn, làm việc theo ngày | Thuế được tính dựa theo bảng lương ngày cố định, áp dụng mức khấu trừ đồng nhất |
Với lao động nước ngoài, nếu thuộc đối tượng quyết toán cuối năm cũng cần nộp hồ sơ cần thiết để quyết toán. Đặc biệt lưu ý tránh bỏ sót tờ khai người phụ thuộc.
Thuế cư trú
Tính dựa trên thu nhập năm trước và nộp cho chính quyền địa phương nơi cư trú. Thông thường doanh nghiệp khấu trừ từ lương và nộp (“trưng thu đặc biệt”).
Người nước ngoài nếu “dự kiến lưu trú tại Nhật từ 1 năm trở lên” cũng thuộc đối tượng thu thuế cư trú.
Bảo hiểm xã hội
Về nguyên tắc, lao động nước ngoài cũng có nghĩa vụ tham gia hệ thống BHXH Nhật Bản. Các bảo hiểm chính và khái quát:
| Tên bảo hiểm | Nội dung | Tỷ lệ phí (ví dụ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm y tế | Hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh | Khác nhau theo tỉnh (ví dụ ~10%) | Chia đôi giữa DN & NLĐ |
| Hưu trí phúc lợi | Lương hưu khi về già | 18,3% cố định | Chia đôi giữa DN & NLĐ |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Trợ cấp thất nghiệp, v.v. | Tổng 1,45% (NLĐ 0,55% / DN 0,9%) | Tỷ lệ chi trả khác nhau |
| Bảo hiểm chăm sóc dài hạn | Đối tượng từ 40 tuổi | Khoảng 1,59% | Chia đôi giữa DN & NLĐ (40–64 tuổi) |
Các khoản bảo hiểm này bị khấu trừ hàng tháng từ lương và doanh nghiệp chịu trách nhiệm nộp.
Vì nhiều lao động nước ngoài không quen hệ thống này,nên việc giải thích nội dung khấu trừ trên phiếu lương một cách cặn kẽ sẽ giúp ngăn ngừa rắc rối.
Đặc biệt về lương hưu, với người không có ý định ở Nhật đến tuổi già dễ cảm thấy đây là khoản tiền “bị bắt buộc phải đóng” (mà không nhận lại được gì).
Tuy nhiên có chế độ “trợ cấp thanh toán rút tiền lương hưu một lần” hoàn trả một phần sau khi về nước.
Khuyến nghị doanh nghiệp giải thích cả nội dung này cho lao động nước ngoài.
Về trợ cấp thanh toán rút tiền lương hưu một lần, vui lòng xem thêm bài viết liên quan.
3-2. Quản lý thời gian làm việc
Quản lý đúng thời gian làm việc là không thể thiếu để tuân thủ pháp luật và phòng ngừa nợ lương. Luật Lao động áp dụng đầy đủ cho lao động nước ngoài.
Thời giờ làm việc theo luật
Thời giờ làm việc theo quy định pháp luật tại Nhật Bản được quy định như sau:
- Tối đa 8 giờ mỗi ngày, và không vượt quá 40 giờ mỗi tuần.
- Trường hợp làm việc vượt quá giới hạn này, doanh nghiệp bắt buộc phải ký kết “Thỏa thuận 36” với người lao động và nộp thông báo tới Sở Giám sát Tiêu chuẩn Lao động.
Quy tắc trả lương làm thêm
| Loại lao động | Tỷ lệ tăng thêm |
|---|---|
| Làm thêm giờ (quá 8 giờ/ngày) | +25% trở lên |
| Làm ngày nghỉ | +35% trở lên |
| Làm đêm (22:00 đêm đến 5:00 sáng hôm sau) | +25% trở lên ※Trường hợp trùng với giờ làm thêm hoặc làm việc vào ngày nghỉ thì sẽ được cộng thêm phụ cấp riêng. |
Cách ghi nhận thời gian làm việc
Cần ghi nhận chính xác bằng thẻ chấm công, hệ thống chấm công, quẹt IC… Trường hợp chỉ báo miệng/tự khai có thể bị đánh giá là không đủ căn cứ pháp lý.
Thời gian nghỉ
- Làm trên 6 giờ: nghỉ ≥ 45 phút
- Làm trên 8 giờ: nghỉ ≥ 60 phút
※ Về nguyên tắc, thời gian nghỉ phải bố trí trong khoảng giữa ca làm.
4. Điều khoản trong hợp đồng lao động liên quan đến tiền lương
Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận quan trọng giữa người sử dụng lao động và người lao động. Đặc biệt các mục liên quan đến tiền lương cần ghi rõ trong hợp đồng.
Bằng việc làm rõ điều kiện lao động trước bằng văn bản, có thể phòng tránh rắc rối về sau và xây dựng quan hệ lao động suôn sẻ.
Đối với lao động nước ngoài cũng cần phải ký kết hợp đồng, giải thích nội dung và ghi tên,đóng dấu (hoặc ký tên) – đây cũng là cách làm được khuyến nghị về mặt pháp lý.
Tầm quan trọng của hợp đồng lao động
Bằng cách ghi rõ các mục sau, hợp đồng giúp phòng ngừa sai lệch nhận thức giữa hai bên:
- Thời gian làm việc, nghỉ, ngày nghỉ
- Tiền lương (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, ngày chốt – ngày trả…)
- Tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội
- Quy tắc về sa thải và nghỉ việc
※ Các mục tiền lương dễ phát sinh hiểu lầm nên hãy ghi rõ số tiền, điều kiện, thời điểm chi trả để yên tâm.
Các mục chủ yếu liên quan đến tiền lương cần ghi
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Lương cơ bản | Khoản cố định trả hàng tháng. Ghi rõ số tiền. |
| Phụ cấp | Làm thêm, đi lại, nhà ở, gia đình… Ghi kèm điều kiện chi trả. |
| Thưởng | Ghi rõ có/không, thời điểm, cách tính (không phải nghĩa vụ, tuy nhiên nếu có phải ghi). |
| Ngày chốt – ngày trả | Ví dụ: chốt ngày ○ hàng tháng, trả ngày ○ tháng sau. Theo nguyên tắc “trả vào ngày cố định mỗi tháng”. |
| Tham gia BHXH | Ghi tình trạng tham gia bảo hiểm y tế, hưu trí, thất nghiệp và nêu căn cứ khấu trừ. |
5. Các rắc rối thường gặp về tiền lương và biện pháp đối phó
Giữa doanh nghiệp và lao động nước ngoài, do khác biệt văn hóa – ngôn ngữ và thiếu hiểu biết về hệ thống, không ít trường hợp phát sinh rắc rối liên quan đến tiền lương.
Dưới đây là các ví dụ thường gặp và biện pháp ứng phó:
【Ví dụ 1】 Lệch nhận thức về chi phí đi lại
Phát sinh khiếu nại “Số tiền trợ cấp đi lại ít hơn chi phí thực tế, xin chi thêm phần chênh lệch”.
Nội quy quy định “chi trả phí đi lại tương đương vé tháng 6 tháng”, nhưng NLĐ không mua vé tháng mà nạp IC theo lượt để đi làm.
Biện pháp:
- Ghi rõ tiêu chuẩn chi trả trong nội quy/hợp đồng
- Giải thích cụ thể khi tuyển dụng: chi theo vé tháng hay quyết toán thực tế
- Chuẩn bị hướng dẫn đa ngôn ngữ và phiếu xác nhận lộ trình đi làm
【Ví dụ 2】 Hiểu lầm về tiền làm thêm
Bị chỉ trích “Làm thêm mà không được trả tiền”.
Thực tế doanh nghiệp áp dụng “phụ cấp làm thêm cố định”, nhưng NLĐ không hiểu cơ chế.
Biện pháp:
- Giải thích cơ cấu “phụ cấp làm thêm cố định”, nghĩa vụ trả thêm khi vượt khung ngay lúc ký hợp đồng
- Chuẩn bị hợp đồng/tài liệu giải thích đa ngôn ngữ để phòng ngừa hiểu lầm
- Ghi nhận giờ làm thực tế và thể hiện trên phiếu lương hằng tháng
【Ví dụ 3】 Bất mãn về việc có/không có thưởng
Thấy người khác nhận thưởng nên bất mãn “Vì sao tôi không được?”.
Biện pháp:
- Làm rõ thưởng không phải nghĩa vụ luật định; ghi vào nội quy/hợp đồng việc có hay không và điều kiện chi trả
- Nếu có đối tượng/tiêu chí đánh giá, hãy giải thích cụ thể nhất có thể
Phần lớn các rắc rối trên bắt nguồn từ “thiếu việc giải thích về chế độ” và “nhận thức sai lệch”.
Hãy giải thích kỹ khi tuyển dụng và khi chi trả, đồng thời cho thấy doanh nghiệp đã hoàn thiện các quy tắc bằng văn bản, từ đó nỗ lực phòng ngừa rắc rối.
6. Tổng kết
Bài viết đã giải thích từ kiến thức cơ bản về tiền lương của lao động nước ngoài đến các mục cần ghi trong hợp đồng, cách xử lý thuế – BHXH và các điểm ngăn ngừa rắc rối.
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, cần tính lương chính xác dựa trên pháp luật lao động Nhật Bản và trình bày rõ ràng điều kiện lao động. Nếu còn băn khoăn về chế độ hay thủ tục, tham vấn chuyên gia về Bảo hiểm Xã hội và Lao động là biện pháp hữu hiệu.
Văn phòng Tư vấn Bảo hiểm Xã hội và Lao động Daiichi Sogo tiếp nhận tư vấn liên quan đến tuyển dụng lao động nước ngoài mọi lúc. Khi nhận được yêu cầu, đội ngũ giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ đồng lòng hỗ trợ tận tình.
Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho hoạt động tuyển dụng người nước ngoài tại doanh nghiệp của bạn. Hãy tham khảo để phục vụ cho việc tận dụng nguồn nhân lực trong tương lai.
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
