雇用外国人的企业，依法必须提交《外国人雇用情况申报书》。漏报或填报错误，可能导致行政指导或处罚的风险。
本专栏将以社会保险劳务士的观点，解读该报告书的目的、适用对象、正确写法、提交方式、提交期限及相关处罚。并结合填写示例与实务注意点，帮助首次提交申请的企业也能安心应对。
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目次
1. 什么是《外国人雇用情况申报书》？基础认识
雇用外国人的企业必须提交《外国人雇用情况申报书》。本节将说明其目的、法律依据及应申报对象。
1-1 外国人雇用情况申报书的目的
用于掌握在日本的外国劳动者的雇用实态，并维持适正的雇用环境。
外国人雇用情况申报书的主要目的
- 把握外国劳动者的雇用状况
- 确认是否在在留资格范围内从事工作
- 确认是否不存在不当劳动条件
厚生劳动省会根据该申报书内容，每年公布外国人雇用的实态统计。
参考：厚生劳动省《“外国人雇用情况”申报状况汇总（令和6年10月末时点）》
1-2规定事项
申报书的提交义务是依据《劳动施策的综合推进并关于劳动者雇用稳定及职业生活充实等之法律》（通称：劳动施策综合推进法）所规定。
依据该法，所有用人单位必须在以下时点向ハローワーク（日本公共就业服务中心）申报。
- 外国劳动者新雇用时
- 外国劳动者离职时
不分行业与企业规模，只要雇用1名外国人即为对象；须注意入职与离职均需申报。
1-3 需要申报的对象
不具有日本国籍，且在留资格非“外交”“公用”“特别永住者”的人员。
例如：
在留资格
- 技术・人文知识・国际业务
- 特定技能
- 留学（含资格外活动范围的小时工）
- 家族滞在（同上）等
※不论雇佣形态，以下所有情况均需申报： - 正社员
- 合同员工
- 兼职/小时工
- 即使是短时员工（每周工作时间不足20小时），只要签有劳动合同亦为适用对象
不能以“工时短”“学生打工”为由而不申报，作为企业须依法合规。
2. 填写方法
不仅需要提交外国人就业状况申报表，还需准确填写。如有错误或信息不完整，可能会被要求重新提交或接受指导，请务必注意。
以下我们将以社会保险劳动顾问的观点，为您讲解申报表的获取方法以及填写要点。
2-1 获取申报书
可以通过以下任何一个方式获取外国人雇用情况申报书
- 厚生劳动省官网下载
- 从所管辖的 ハローワーク（日本公共就业服务中心）的窗口领取
申报书按照外国人劳动者是否加入雇佣保险分为两种格式：
| 雇佣保险加入状况 | 使用格式 |
|---|---|
| 加入者（每周工作20小时以上） | 雇佣保险被保险者资格取得届（样式第2号）或 雇佣保险被保险者资格丧失届（样式第4号） |
| 非加入者（短时工作、资格外活动等） | 外国人雇用情况申报书（样式第3号） |
在决定使用哪种格式之前，请确认雇用形态和工作时间。
2-2 填写项目与注意事项
依据外国人劳动者本人的在留卡、护照等官方证件准确填写申报书。
以下是主要的填写项目与注意事项。
- 姓名
填写真实姓名，不要使用别名（与在留卡/护照一致） - 在留资格
－ 请准确填写在留卡或护照上所记载的资格
－ 对于特定技能：请填写“领域名称”
－ 对于特定活动：请填写“活动类型”（请参考指定书） - 在留期间
在留卡上的有效期届满日 - 出生日期/性别/国籍
准确抄写在留卡上所记载内容 - 是否取得资格外活动许可
如果适用，请确认在留卡/护照/许可证的背面是否有资格外活动许可的记载 - 在留卡号码
在留卡右上方的12位编号（例：AB12345678CD）
【填写是需注意的实务要点】
- 不仅仅是复印件，无比核对原件。当场核对记载内容。
- 误填或漏填会成为 ハローワーク（日本公共就业服务中心）不受理的原因，
请双重确认。 - 将在留卡核验与申报流程内化为入职手续的一部分
3. 提交方式
外国人雇用情况申报表的提交方法，根据外国人是否加入雇佣保险而有所不同。以下将介绍如何通过线上提交（电子政务系统）及线下纸质提交。
3-1 外国人雇用情况申报系统（未加入雇佣保险者用）
外国人劳动者在未加入雇佣保险时，可通过厚生劳省的「外国人雇用情况申报系统」提出申请。
申请流程
1）获取账户
- 厚生劳动省的官网注册
- 临时注册电子邮件地址和其他信息
- 打开所收到的电子邮件中的URL并完成正式注册
- 输入用户信息并取得ID和密码
2）申报手续
- 登录后，从“雇用信息”菜单中选择“外国人雇用信息新规登记”。
- 输入所需信息并完成登记，即可完成申报。
注意事项
- 曾用纸质在ハローワーク（日本公共就业服务中心）申报过的企业，不能在系统直接取得ID
→ 需提交“电子申报切换/变更申请书”。 - 妥善管理ID/密码；遗失请咨询ハローワーク（日本公共就业服务中心）。
- 代理申报需提交“代理人选任届”。
3-2 其他提交方式（e-Gov／邮寄／窗口）
还有其他方式可以提交申报，例如：
e-Gov 电子申报
- 适用对象：仅限已加入雇佣保险的外国人劳动者。
- 提交雇佣保险“资格取得通知书”或“资格丧失通知书”，即自动视为提交了外国人劳动者雇用情况申报。
- 此流程与雇佣保险手续同时办理，效率更高。
※“非受保人”无法使用e-Gov。请注意填写，切勿出错。
ハローワーク的窗口提交・邮寄提交
- 仍可纸质提交
- 亲自前往所管辖的ハローワーク（日本公共就业服务中心）的窗口提交或邮寄提交。
※如果错过了提交截止日期，将受到处罚。邮寄时注意投递时间，避免逾期。
实用要点
- 活用 e-Gov，可在节假日办理。
- 根据您工作场所的环境和结构，同时使用和管理系统提交和纸质提交方式在实践中可能会取得良好的效果。
- 同时雇用多名员工时，请务必注意避免数据录入错误，并建立相应的检查系统。
4. 提交期限与处罚
外国人入职或离职时，必须在规定期限内提交《外国人雇用情况申报书》。以下将详细说明提交的具体期限以及逾期处罚措施。
4-1 提交期限的确认
提交期限，根据是否加入雇佣保险而不同。
| 对象区分 | 入职时提交期限 | 离职时提交期限 |
|---|---|---|
雇佣保险被保险者 | 入职次月10日前 | 离职次日起10日内 |
非适用者 | 入职次月末前 | 离职次月末前 |
注意事项
- “入职日期”和“离职日期”均以实际入职和离职日期为准。
- 如果提交日期恰逢周末或公共假日，则截止日期为下一个工作日。
- 如果使用e-Gov或外国人雇用情况申报系统，则可以在周末和公共假日提交。
4-2 逾期处罚
如果未在截止日期前提交外国人雇用情况申报书，可能会受到以下列出的处罚或行政指导。
可能的处罚・回应
- 最高30万日元罚金（违反劳动施策综合推进法第38条）
- 来自ハローワーク（日本公共就业服务中心）的纠正指导/提醒
- 外国人雇用相关行政手续可能受到负面评价
来不及提交时？
- 一旦，错过提交截止日期或发现申请有误，请立即联系您当地的ハローワーク（日本公共就业服务中心），获取后续处理指导。
- 延迟提交或忽略错误信息会增加风险。请务必说明情况并诚实回复。
实践中的注意事项
- 签订劳动合同时，请在公司内部建立在留卡确认和申报准备的流程。
- 如果合同终止日期恰逢月底或长假，请提前准备并提交相关文件，以避免出现问题。
- 如果文件管理负责人发生变更，请务必同时更改申报日程。
5. 常见问题
本节整理了实际操作中常见的问题，供首次申报或有疑惑的人参考。
Q：打工的留学生也需要提交“外国人就业状况申报表”吗？
A：是的。
- 即使是留学生，如果签订了雇佣合同，也需要提交“外国人雇用情况申报书”。
- 还需要确认他们的在留卡等，确认他们是否拥有在留资格资格外活动许可。
Q：需要提交在留卡复印件吗？
A：没有义务提交。
- 但是，雇主必须亲自检查在留卡原件。
- 由于信息中的任何错误都可能导致通知无效，因此最好保留一份复印件作为内部记录。
Q：如果短期雇佣外国人，但在提交申报之前就辞职了，该怎么办？
A：可以同时提交雇佣和离职申报。
- 只要在申报表上同时填写雇佣日期和离职日期，就没有问题。
- 这种情况很常见，尤其是对于没有加入雇佣保险的短期打工者来说。
Q：即使只雇佣一名外国人，也需要申报吗？
A：是的，需要申报。
- 所有雇主都有提交外国人雇佣情况申报的义务。
- 无论员工人数、公司规模或行业如何，只要雇佣了一名外国人，就必须申报。
Q：作为被派遣员工的外国人，用工公司需要申报吗？
A：不需要。申报的义务在于原派遣公司（雇主）。
- “外国人雇用情报申报”必须由与外国人劳动者签订了劳动合同的原派遣公司雇主提交（这是《综合推进劳动政策措施法》规定的义务）。
- 被派遣公司（用工方）的直接核实在留身份可能会违反派遣合同的约定，因此需要慎重考虑。
※如有必要，建议与原派遣公司建立合作机制，例如确认其是否具备在留身份核实制度。
Q：有兼职或第二职业的外国人也需要申报吗？
A：是的。
- 如果与多个工作单位签订了劳动合同，则需要分别向每个工作单位申报。
- 即使有兼职或第二职业，也并不意味着不需要申报。
Q：自由合同（业务委托），是否需要提交申报？
A：不需要。适用对象外。
- 外国人劳动者雇用情况申报制度仅适用于已签订劳动合同的外国人劳动者。
- 如果合同不是劳动合同，例如业务委托或承包协议，则无需提交申报。
Q：忘记提交申报，该怎么办？
A：请立即联系ハローワーク（日本公共就业服务中心）。
- 即使提交截止日期已过，只要及时提交并说明情况，通常只会得到纠正指导。
- 如果故意疏忽，可能会被处以最高30万日元的罚款，因此请勿自行疏忽。
Q：如果在申报时犯了错误，可以更正吗？
A：可以。
- 如果在提交后发现错误，请联系当地的ハローワーク（日本公共就业服务中心），获取有关如何更正或重新提交的说明。
- 如果使用外国人雇用清康申报系统，可以登录并进行更正。
6. 总结
希望本专栏对外国人雇用情况申报书的讲解对您有所帮助。
申报所需的信息必须以在留卡等官方文件为准，准确填写。此外，根据外国人是否加入了雇佣保险，申报的提交目的地和格式也有所不同，因此，对于从业者来说，正确理解制度后再进行操作至关重要。
但是，如果您正确理解制度，并在公司内部建立起实施流程，那么整个过程并不复杂。
社会保险劳务士事务所第一综合事务所拥有精通外国人就业的注册社会保险劳动顾问，从在留资格审查、劳动合同签订到申报手续办理、内部制度构建支持，我们将为您提供全方位的支持。
如果您在雇用外国人方面有任何疑虑，或者您的公司正在为内部流程的个性化而苦恼，欢迎随时联系社会保险劳务士事务所第一综合事务。
この記事の監修者
社会保険労務士法人第一綜合事務所
社会保険労務士 菅澤 賛
- 全国社会保険労務士会連合会（登録番号13250145）
- 東京都社会保険労務士会（登録番号1332119）
東京オフィス所属。これまで800社以上の中小企業に対し、業種・規模を問わず労務相談や助成金相談の実績がある。就業規則、賃金設計、固定残業制度の導入支援など幅広く支援し、企業の実務に即したアドバイスを信念とする。
